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aviso 1 | 2015
DIGITALE WELTEN
RESULTATE
Archive im Internet
Auch die Weiterverarbeitung der übernommenen Daten im Archiv
wird sich ändern. Findmittel-Informationen müssen aus den abge-
gebenen Unterlagen extrahiert und in die archivischen Fachinforma-
tionssysteme eingespielt werden. Die Einsichtnahme in die Findmittel
geschieht nicht mehr im Repertorienzimmer, sondern über Findmit-
teldatenbanken im Internet, wenn gewünscht direkt vom heimischen
Arbeitsplatz aus ohne Kontakt zu einem Archivar. Grundsätzlich ließe
sich auf diesem Weg auch das elektronische Schriftgut selbst zur Ver-
fügung stellen. Bis auf weiteres steht einem Online-Zugriff aller-
dings noch entgegen, dass die bislang ausgesonderten elektronischen
Unterlagen meist noch sehr jung sind und die archivrechtlichen Schutz-
fristen keinen freien Zugang erlauben.
Magnetbänder, Disketten und Floppy-Disks
Dass gleichwohl rasch gehandelt werden muss, wird daran erkennbar,
dass die Staatlichen Archive in Bayern de facto schon seit einer Reihe
von Jahren elektronische Unterlagen übernehmen. Die ersten elektro-
nischen Daten kamen im Dezember des Jahres 2002 ins Bayerische
Hauptstaatsarchiv. Dabei handelte es sich um Magnetbänder, Disket-
ten und sogar eine kleine Zahl von Floppy-Disks. Sie stammten vom
Bayerischen Grenzpolizeipräsidium, das einige Jahre zuvor aufgelöst
worden war. Abgegeben hatte sie das Polizeipräsidium Niederbayern/
Oberpfalz, das die Datenträger übernommen hatte, damit aber sel-
ber nichts mehr anzufangen wusste. Die Abgabe war ein Paradebei-
spiel dafür, wie die Aussonderung elektronischer Unterlagen nicht lau-
fen darf. Es kostete jedenfalls gewaltige Mühe, geeignete Laufwerke
zu beschaffen und anschließend zu ermitteln, welche Informationen
in welchen Formaten überhaupt auf den Bändern gespeichert waren.
Letztlich stellte sich heraus, dass es sich dabei um 10000 aggregierte
Kriminalstatistiken der bayerischen Grenzpolizei handelte.
Elektronische Unterlagen unterliegen der Anbietepflicht
Die Anbietung entbehrlicher elektronischer Unterlagen durch die abge-
benden Stellen ist bislang allerdings eher der Ausnahmefall als die
Regel. Nicht wenige staatliche Einrichtungen sind sogar der irrigen Mei-
nung, dass sie elektronische Daten gar nicht ans Archiv abgeben dür-
fen, vor allem wenn sie einen Personenbezug aufweisen. Am ehesten ist
den abgebenden Stellen bewusst, dass elektronische Akten nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist dem Archiv zur Übernahme anzubieten sind.
Dabei sollte außer Frage stehen, dass alle Arten elektronischer Unter-
lagen, die bei den Behörden entstehen, der im Archivgesetz und in der
Aussonderungsbekanntmachung der bayerischen Staatsregierung ver-
ankerten Anbietepflicht unterliegen. Hierzu gehören außer den elektro-
nischen Akten, die erst in jüngster Zeit Einzug in die öffentliche Ver-
waltung gehalten haben, auch die Daten aus Fachanwendungen und
Datenbanken, aus Geoinformationssystemen, amtliche elektronische
Publikationen, E-Mail-Postfächer oder File-Ablagen.
Aktives Handeln der staatlichen Archive
Da Unterlagen dieser Art den staatlichen Archiven bislang kaum angebo-
ten wurden, war es in den letzten 10 Jahren meist die Archivverwaltung
selbst, die auf die Behörden, Gerichte und sonstigen staatlichen Einrich-
Archivwürdige
elektronische
Unterlagen sind
wertvolles
Kulturgut, das
auf Dauer
erhalten
werden muss.