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Tipps und Tricks
Bei der Organisation von Veranstaltungen bewährt es sich, die Aufgabenverteilung in einem Or-
ganigramm darzustellen. Und außerdem macht das sehr viel Spaß. Die oben stehende Grafik
„Organisatoren des Schulfestes“ mag euch eine Orientierung geben, wie ein solches Organi-
gramm aufgebaut sein kann.
Und damit ihr wirklich nichts vergesst, findet ihr auf den Seiten 42–43 die Abhakliste „Organisation
von Veranstaltungen“ für alles, was vor, während oder nach einer großen Veranstaltung zu tun ist.
Organisatoren des Schulfestes
Jens
verantwortlich
für Presse und
Öffentlichkeit
Alle
•
bei Problemen sofort
an Anna (Hauptverant-
wortliche) wenden
•
. . .
•
an Absprachen halten
•
regelmäßig an Planungs-
treffen teilnehmen
•
Homepage verwalten und aktualisieren
•
Pressemitteilungen schreiben
•
Presse zum Schulfest einladen
•
. . .
•
Flugblätter erstellen und verteilen
Anna
Hauptverant-
wortliche
Hans und
Lena
verantwortlich
für Verp egung
und Logistik
•
Getränke bestellen
•
Bierbänke bei Getränkelieferant besorgen
•
Kühllastwagen besorgen
•
Pommes-Bude organisieren
•
. . .
•
Kuchen-Spenden von Eltern organisieren (Rundschreiben)
•
Bühnen-Elemente und Lichtanlage von Firma XY ausleihen
•
Helfer für Auf- und Abbau suchen
Niko
verantwortlich
für Finanzen
•
Bankkonto eröffnen
•
Spendengelder auftreiben (Bank, Sportverein, Firma, ...)
•
Kalkulation erstellen
•
. . .
•
alle Belege und Rechnungen aufbewahren
•
Überblick über Finanzen behalten
•
Abrechnungen machen
Nicole
verantwortlich
für Rahmenpro-
gramm
•
Konzept für Rahmenprogramm erstellen
•
Kontakt zu Schulchor, Schulband und Theatergruppe
(Auftritt)
•
. . .
•
Überblick behalten
•
Maßnahmenpläne verwalten
•
Rechtliches
•
. . .
•
Probleme lösen und Alternativen nden
•
den Gruppenzusammenhalt im Organisationsteam fördern
•
die anderen Hauptverantwortlichen kontrollieren und
unterstützen