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Vor der Veranstaltung
Veranstaltungskonzept erarbeiten
Zeitplan und Maßnahmenplan erstellen und Einhaltung laufend kontrollieren
Räumlichkeiten suchen und reservieren – auch an der eigenen Schule
räumliche Infrastruktur abklären: elektrische und sanitäre Einrichtungen, Wasseranschlüsse,
Geräte, Sitzmöglichkeiten
Finanzplan aufstellen
bei Großveranstaltungen ggf. Hallenplan besorgen
hausinterne Vorschriften, Hausordnung beschaffen
falls nötig: Verlängerung der Polizeistunde beantragen, Unterkunftsmöglichkeiten vorbestellen
ggf. Schlechtwetterprogramm aufstellen
Verpflegung oder Partyservice organisieren (an Vegetarier und Muslime denken)
weitere Partner einbinden (Lieferanten, Sponsoren, Kooperationspartner)
Rahmenprogramm überlegen und ggf. bei Rednern, Musikern, DJ usw. anfragen
Informationsstand planen
bei Bedarf außerdem Folgendes klären:
Podeste, Bühnenelemente, Stellwände, Verpflegungsstände, Tische, Stühle, Bar, Sonnen-
schirme, Zelt, WC-Wagen
Beleuchtung, Beschallung
Kühlschränke, Kühlwagen, Eismaschine, Messbecher, Kaffeemaschinen, Elektrogrill,
Werkzeugkasten, Sanitätskasten, Verlängerungskabel, Tageslichtprojektor, „Beamer“
Gabeln, Messer, Löffel, Gläser, Tassen, Teller, Schüsseln, Flaschenöffner, Korkenzieher,
Büchsenöffner, Aschenbecher
Tischtücher, Servietten, Tücher, Blumen, Pflanzen, Lichterketten, Bilder
Abfalltonnen, Abfallsäcke, Lappen, Plastikeimer, Putzmittel, Abfallbehälter
Geldkassetten, Wechselgeld, Einlassstempel, Quittungen, Kugelschreiber, Schlüssel für die
Räumlichkeiten
Tipps:
Achtet darauf, dass die übrig gebliebenen Getränke und Esswaren, falls noch verpackt,
wieder zurückgegeben werden können.
Haltet die Telefonnummer des Getränkelieferanten für den Fall bereit, dass während der
Veranstaltung die Getränke ausgehen und besprecht das vorher.
Helfer und Springer für alle Bereiche einteilen
Kontaktliste mit allen Helfern (v. a. Handynummern) erstellen
Schichtpläne für die Helfer erstellen und ihnen einen detaillierten Veranstaltungsablauf zusenden
Fotograf oder Kameramann beauftragen
mit Referenten und Musikern Honorar und Verpflegung vereinbaren
Drucksachen, Einladungen, Plakate, Flugblätter, Werbebänder erstellen
Wegbeschreibungen, Lageplan, Fahrpläne für öffentliche Verkehrsmittel bereitstellen
Werbung, Einladungen, Eintrittskarten, Namensschilder, Getränke- und Verpflegungsgutscheine,
Getränke- und Verpflegungskarten drucken lassen
Wegweiser, Beschilderung, Beschriftung anbringen
Plakate für Parkplätze, Eingänge, WC, Garderobe, Getränke- und Verpflegungspreise vorbereiten
Organisation von Veranstaltungen