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Lokalzeitungen informieren und Veranstaltung in verschiedenen Veranstaltungskalendern, in
schulischen Rundschreiben, Schülerzeitung und im Netz ankündigen
Versicherungen abschließen
Transportmittel für Dekorationsmaterial usw. sowie die Rücktransporte bereitstellen
vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung Einladungen an (besondere) Gäste versenden
laufend kontrollieren, ob das organisierte Material zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen
Form eintrifft
Programm an alle Mitwirkenden verteilen
Kurz vor der Veranstaltung
Helfer mindestens eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung genau einweisen und Liste mit
Telefonnummern für problematische Situationen verteilen
sämtliche Personen, welche mit dem Programmablauf zu tun haben, mit detaillierten Ablauf-
plänen versehen
Sitzordnung (für Direktor, Elternbeirat, Bürgermeister, Sponsoren usw.) erstellen
Aufbauarbeiten koordinieren
technische Geräte am Vorabend prüfen und Reservematerial bereithalten
Generalprobe spätestens zwei Stunden vor Veranstaltungsbeginn durchführen
Während der Veranstaltung
externe Redner (z. B. Bürgermeister), Künstler, Musiker betreuen, also zu Beginn der Veranstal-
tung den Ablauf nochmals erklären bzw. einen Betreuer für jeden Redner abstellen und ggf.
Getränke- und Verpflegungsgutscheine ausgeben
Organisatoren von Routineaufgaben und Schichtdiensten freihalten, damit diese bei Notfällen
eingreifen können
Programmablauf überwachen, koordinieren und kurzfristige Änderungen berücksichtigen
Getränkebestand und Verpflegung laufend kontrollieren und wenn nötig für Nachschub sorgen
Wechselgeld kontrollieren und wenn nötig weiteres Wechselgeld besorgen
Abfalleimer, WC-Anlagen, Veranstaltungsräume, Tische, Aschenbecher auf Sauberkeit über-
prüfen
Nach der Veranstaltung
Gäste, Redner und Künstler verabschieden
mehrere Helfer für die Garderoben bereitstellen
sofort Kassen einsammeln und verschließen
teure Gegenstände sofort verstauen (z. B. „Beamer“)
Aufräumarbeiten und Abfallentsorgung koordinieren
Reinigung der Räumlichkeiten überwachen
Abtransporte koordinieren
Fundgegenstände sammeln
den Helfern danken
Medienberichte sammeln
Veranstaltung innerhalb der SMV auswerten und Verbesserungen sofort schriftlich festhalten,
da sie oft bis zur nächsten Veranstaltung vergessen werden (!)
Dankschreiben an alle Beteiligten verfassen und versenden