Professionelle Administration für die IT-Infrastruktur an Bayerns Schulen

Die als Systembetreuerin oder Systembetreuer eingesetzte Lehrkraft betreut den Computereinsatz im Unterricht und in der Schule. Ihre Tätigkeit ist im organisatorischen bzw. koordinierenden sowie vor allem im pädagogischen und didaktisch-methodischen Bereich angesiedelt. Die pädagogischen Systembetreuerinnen und Systembetreuer wirken auf technischer Ebene wie bisher unterstützend und koordinierend durch die Fehleraufnahme und ‑weitergabe und ggf. durch Behebung geringfügiger technischer Probleme mit, greifen in technischen Aufgaben jedoch auf professionelle Strukturen für die IT-Administration in Verantwortung der zuständigen Schulaufwandsträger zurück. Kurz: Pädagogische Systembetreuer sorgen dafür, dass IT- Infrastrukturen in den Schulen optimal eingesetzt werden!

IT-Administratorinnen und IT-Administratoren überwachen und verwalten die Computernetzwerke der Schulen und tragen Sorge für die Organisation und Weiterentwicklung der Computersysteme und Netzwerkinfrastrukturen. Dazu installieren, konfigurieren, überwachen und pflegen sie die System- und Anwendungssoftware, sorgen für Strukturen der Datensicherung und Datensicherheit und führen technische Schulungen und Support durch. Das Tätigkeitsfeld umfasst ebenso die zum laufenden Betrieb der Computeranlagen erforderlichen manuellen Tätigkeiten bzw. die Lokalisation, Analyse und Beseitigung von Fehlern und Störungen in den Systemumgebungen bzw. Netzwerken. Kurz: IT-Administratoren sorgen dafür, dass IT- Infrastrukturen in den Schulen laufen!

Aus den gestiegenen Anforderungen an die digitale Ausstattung von Schülern und Lehrkräften durch die Corona- Pandemie haben Bund und Länder rasch die nötigen Schlussfolgerungen gezogen. Dafür wurde der DigitalPakt Schule inzwischen dreifach erweitert: So ermöglichen zwei Corona-Sonderprogramme die unkomplizierte und zügige Beschaffung von verleihbaren mobilen Schülergeräten sowie Dienst-Laptops/Tablets für Lehrkräfte („Sonderbudget Leihgeräte“ und „Sonderbudget Lehrerdienstgeräte“ mit 155 Mio. € Bundes- und 45 Mio. Landesmittel). Die zusätzliche Erweiterung des DigitalPakt Schule betrifft die Förderung von „professionellen Strukturen zur Administration“.

Ausgehend vom Beschluss des Koalitionsausschusses des Bundes vom 3. Juni 2020 wurde dazu die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt Schule erarbeitet und ist am 4. November 2020 in Kraft getreten. Von den zusätzlichen 500 Mio. € an Bundesmitteln entfallen insgesamt 77,8 Mio. € auf die bayerischen Schulaufwandsträger. Im Förderzeitraum vom 3. Juni 2020 bis zum 16. Mai 2024 werden Personalmittel (Personalausgaben für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren), Sachmittel (Personalausgaben für die IT-Administration durch Beauftragung von Dienstleistern) sowie Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen von angestellten IT-Administratorinnen und IT-Administratoren gefördert. Voraussetzung ist die direkte Verbindung mit Investitionsmaßnahmen des DigitalPakt Schule sowie weiterer Zusatzvereinbarungen zum DigitalPakt Schule bzw. der unmittelbare Bezug der Qualifizierung zu Systemen und Technologien im Einsatz oder Planung durch die Schulen. Der DigitalPakt Schule umfasst damit die Basis-Vereinbarung für die digitale Bildungsinfrastruktur an Schulen (mit 5 Mrd. €; 778 Mio. € für Bayern) sowie drei Zusatzvereinbarungen für Schülerleihgeräte, Lehrerdienstgeräte und die IT-Administration (mit 3 x 500 Mio. €; 3 x 77,8 Mio. € für Bayern).

Auf dem Schul-Digitalisierungsgipfel am 23. Juli 2020 wurde der „Schulplan Digitalisierung“ vorgestellt. In diesem haben Staatsregierung, Kommunen und Vertreter der Schulfamilie weitere Maßnahmen zur Verbesserung der IT-Bildungsinfrastruktur auf den Weg gebracht, die neben dem Ausbau der Lehrerfortbildung auch weitere Fördermittel für die IT-Infrastruktur vorsehen: Insgesamt wurde eine knappe halbe Milliarde Euro an zusätzlichen Mitteln durch das Land beschlossen, darunter 125 Mio. € Landesmittel für die drei Erweiterungen zum DigitalPakt Schule (Schülerleihgeräte, Lehrerdienstgeräte, IT-Administration). Daraus konnte auch die DigitalPakt-Mittel in Höhe von 77,8 Mio. € mit weiteren 78,4 Mio.€ an Landesmitteln mehr als verdoppelt werden, so dass die Schulaufwandsträger in der vierjährigen Laufzeit im jährlichen Mittel rund 40 Mio. € abrufen können. Die ergänzende Landesförderung zur IT-Administration umfasst die Kalenderjahre 2021 bis 2024 und bezieht sich auf weitere Ausgaben für die IT-Administration, die noch nicht über die Förderung aus dem DigitalPakt Schule abgedeckt sind. Die Landesförderung unterliegt dabei nicht der Verbundenheitsanforderung zur Infrastruktur aus dem DigitalPakt Schule (einschl. Zusatzvereinbarungen) und ermöglicht die Förderung der Administration von Bestandsgeräten, die z. B. aus den Landesprogrammen zum Masterplan BAYERN DIGITAL II beschafft wurden.

Anträge auf staatliche Leistungen nach Nr. 1 der Richtlinien zur Bayerischen IT-Administrationsförderung (BayARn) können bis spätestens zum 16. Mai 2024 (Ausschlussfrist) bei der jeweils zuständigen Regierung über die eingerichteten Funktionspostfächer (s. unten) und zeitgleich an adminfoerderung@stmuk.bayern.de beim Staatsministerium eingereicht werden.

Die Administrationsmappe (Bund) enthält fünf relevante Formularblätter. Weitere Tabellenblätter im Hintergrund enthalten benötigte Referenzdaten der Schulen und Schulaufwandsträger sowie Berechnungstabellen.

Die Administrationsmappe (Bund) wird nach der Bewilligung zurückgesandt, vom Schulaufwandsträger weitergeführt und für Folgeanträge verwendet: Dabei kann insbesondere die Maßnahmenplanung um weitere Einzelmaßnahmen ausgebaut werden (Erweiterungsantrag) und bereits beendete Maßnahmen durch Angabe der tatsächlichen Ausgaben zur Abrechnung gestellt werden. Zeitgleich ist ein Antrag auf Teilauszahlung der bis zum Stichtag fälligen Ausgaben möglich.

Anträge auf staatliche Leistungen nach Nr. 2 BayARn können bis spätestens zum 30. Juni 2024 (Ausschlussfrist) bei der jeweils zuständigen Regierung über die eingerichteten Funktionspostfächer (s. unten) und zeitgleich an adminfoerderung@stmuk.bayern.de beim Staatsministerium eingereicht werden.

Für Schulaufwandtsräger mit bereits laufenden Antragsverfahren werden die Antragsmappen nach der Bewilligung zurückgesandt, vom Schulaufwandsträger weitergeführt und für Folgeanträge verwendet: Mit Voranschreiten der Landesförderung werden die Formulare für die weiteren Kalenderjahre schrittweise eingeblendet. Daten werden, soweit möglich, aus den Vorjahren automatisch übertragen.

Schulaufwandsträger ohne bereits laufende Antragsverfahren für die Landesförderung können über eine neue erweiterte Antragsmappe gesammelt vier Jahresbudgets (2021/2022/2023/2024) mit einem einzigen Antrag anfordern. Der unter Nr. 7 der Eckpunkte zur Landesförderung beschriebene zeitliche Ablauf kann somit in wenigen Einzelschritten erfolgen. Für die Beantragung sind lediglich die summarische Angabe der jeweils geplanten Jahresausgaben für die IT-Administration (für eigenes Personal, Wartungsverträge mit externen Dienstleistern, Weiterbildungsmaßnahmen sowie Administrationswerkzeuge) sowie der aus dem DigitalPakt Schule erzielten Förderbeträge notwendig.

Hinweis: Zeitgleich mit einem Antrag für ein Kalenderjahr ab 2022 ist jeweils der Zwischennachweis für das vorhergehende Jahr einzureichen, sofern eine Förderung für das Vorjahr in Anspruch genommen wurde oder werden soll. Die im Antrag zunächst geschätzten „vorläufigen“ Ausgaben und Einnahmen werden so durch die tatsächlichen Werte ersetzt und die Zuwendung korrigierend neu berechnet (z. T. in Eintragung durch die Regierungen aus dem zentralen Datenbestand für die IT-Umfrage, zu den Budgets sowie zur DigitalPakt-Förderung). Der ggf. erforderliche Ausgleich erfolgt zusammen mit der Auszahlung der nächsten Jahresförderung.

Eine Bewilligung und damit Auszahlung der Administrationsförderung für ein Kalenderjahr ist erst dann möglich, wenn ein Zwischennachweis für das Vorjahr vorgelegt wurde, sofern eine Förderung für das Vorjahr in Anspruch genommen wurde bzw. werden soll.

Zuwendungsempfänger, die bisher nicht am Verfahren teilgenommen haben, können die Anträge für 2021, 2022, 2023 und 2024 zusammen mit den Zwischennachweisen für die Jahre 2021, 2022 und 2023 in einem einzigen Schritt mit der folgenden Fördermappe einreichen.

Wie können Maßnahmen in die Bundesmappe eingetragen werden, die sowohl durch den DigitalPakt Schule geförderte IT-Infrastruktur als auch schulische Bestands-IT umfassen?

Die DigitalPakt-Förderung über die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 ergänzt die Investitionsmaßnahmen innerhalb des DigitalPakts um eine Förderung der zugehörigen IT-Administration. Daher ist für die Förderung aus Bundesmitteln die „unmittelbare Verbindung mit den Investitionen im DigitalPakt Schule sowie weiterer Zusatzvereinbarungen im Rahmen des DigitalPakts Schule“ zwingend herzustellen. Eine solche unmittelbare Verbindung zu Infrastrukturen aus dem DigitalPakt Schule kann insbesondere dann nicht bestehen, wenn noch keine Maßnahme im DigitalPakt Schule durchgeführt bzw. begonnen wurde. Daher setzt die Förderfähigkeit frühestens mit den Tag des Beginns der ersten Maßnahme im DigitalPakt Schule ein. Für einzelne Schulaufwandsträger kann der individuelle Förderzeitraum daher gemäß Nr. 1 BayARn nach dem 3. Juni 2020 liegen, wenn noch keine Investitionsmaßnahme im DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 erfolgte. Eine weitere Steuerung der Administrationsförderung aus Bundesmitteln greift über die schrittweise Budgetbereitstellung mit dem Beginn von Investitionsmaßnahmen nach einer der drei Richtlinien dBIR, SoLe und SoLD. Die zu den jeweiligen Teilprogrammen im DigitalPakt Schule korrespondierenden Teilbudgets steuern damit ein plausibles und nachvollziehbares Verhältnis zwischen den investiven Ausgaben auf der einen Seite und den dazu erforderliche und zu dem Teilprogrammen gehörenden Personalausgaben für die IT-Administration auf der anderen Seite.

Grundsätzlich stellen die Schulaufwandsträger bereits im Antrag sicher, dass eine den bundesseitigen Anforderungen genügende Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben in sachlicher und finanzieller Hinsicht erfolgt. Administrationsmaßnahmen, die sich nicht auf Geräte/IT-Infrastrukturen aus einer Förderung im DigitalPakt Schule einbezieht, sind damit ebenfalls nicht im Bundesteil förderfähig. Über die Richtlinien zur Bayerischen IT-Administrationsförderung (BayARn), zu denen das Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Bildung und Forschung hergestellt ist, wurde die Einhaltung der Verbundenheitsanforderung mit Blick auf die praktische Vollziehbarkeit der Regelung weitgehend operationalisiert. Hierzu genügt die Eingabe des jeweiligen Maßnahmebeginns für die drei Förderprogramme dBIR, SoLe und SoLD. Die daran geknüpfte Teilbudgetregelung sorgt über die Begrenzung der Ausgabenhöhe für eine sachgerechte Trennung der Ausgaben für die IT-Administration. In der elektronischen Antragsmappe erfolgt der Ausschluss von Kostenanteilen vor Herstellung der jeweiligen Verbundenheit sowie der Ausschluss einer Förderung nach Erschöpfung eines Teilbudgets (ohne nachträgliche Förderung aus dem nachfolgenden Teilbudget). Darüber ist eine weitreichende, technisch organisierte Umsetzung der Verbundenheitsanforderung realisiert.

Im Konkreten bedeutet dies im Vollzug Folgendes:

• Sofern sich eine einzelne Administrationsmaßnahme auf die professionelle Wartung und Pflege bzw. technische Administration von im DigitalPakt Schule beschafften schulischen IT-Infrastrukturen bezieht, ist bei einer Betreuung der Gesamt-IT-Infrastruktur keine weitere Ausdifferenzierung nach einzelnen Geräten bzw. eine Erfassung exakter Zeitanteile erforderlich. Umgekehrt ist nach Erschöpfung des entsprechenden Teilbudgets für die DigitalPakt-Förderung – trotz weiterhin bestehenden Administrationsbedarfs und anfallender Kosten für Geräte aus dem DigitalPakt Schule – keine Förderung aus Bundesmitteln mehr möglich.
• Sofern Ausgaben für die IT-Administration außerhalb der digitalen Bildungsinfrastruktur der Schulen anfallen, sind die darauf entfallenen Kostenanteile nicht förderfähig. Bei gemeinsam organisierten Administrationsstrukturen, die sowohl die digitale Bildungsinfrastruktur der Schulen als auch nicht förderfähige Bereiche betreffen, sind ausschließlich Administrationsmaßnahmen für die digitale Bildungsinfrastruktur an Schulen einzubeziehen, z. B. nach Maßgabe der auf diese Aufgaben entfallenden Stellenanteile. Die Schulaufwandsträger sorgen im Antrag für eine entsprechende Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben in sachlicher und finanzieller Hinsicht.
• Abweichendes gilt auch für konkrete Einzelmaßnahmen zur IT-Administration, die eindeutig und abgrenzbar auf Infrastrukturen bezogen sind, die nicht aus Mitteln des DigitalPakts Schule gefördert wurden. Hier ist ein entsprechender Förderausschluss gegeben, der nicht auf technischem Wege vollzogen werden kann. Dies läge zum Beispiel bei einem eng begrenzten Einzelauftrag zur Administration einer ganz bestimmten Infrastruktur vor, die außerhalb des DigitalPakts beschafft wurde. Gleiches gilt für Dienstleistungsverträge, die sich auf die Administration einer bestimmten Gerätegruppe außerhalb des DigitalPakts beziehen, sowie für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren, die ausschließlich und spezifisch für Infrastrukturen außerhalb des DigitalPakts Schule zuständig sind. In diesem Fall können diese abtrennbaren Ausgaben – trotz formeller Herstellung der Verbundenheit über einen entsprechenden Maßnahmebeginn – nicht in die DigitalPakt-Förderung eingebracht werden. Sie sind aber als Teil der nicht durch die DigitalPakt-Förderung abgedeckten Ausgaben ausgleichend der Landesförderung nach Nr. 2 BayARn zugänglich.

1. Fördergegenstände

Über die drei Fördergegenstände „Personalkosten als Personalmittel für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren“, „Personalkosten als Sachmittel für Administrations- und Supportverträge“ und „Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen von angestellten IT-Administratorinnen und -Administratoren“ können die Maßnahmen je nach Struktur und Größe des Schulaufwandsträgers individuell ausgestaltet werden: Neben dem Aufbau eigener technischer Administrations-Einheiten durch Einstellung von Personal des Schulaufwandsträgers (v. a. für größere Träger bzw. Zusammenschlüssen in interkommunaler Zusammenarbeit) kann die professionelle Administration auch über Verträge mit externen Dienstleistern beauftragt werden (v. a. für kleinere Träger). Fort- und Weiterbildung können bis zu 10.000 € je Fachkraft gefördert werden.

2. Förderzeitraum

Förderfähig sind nur Investitionen und befristete Ausgaben zur IT-Administration, die zwischen dem 3. Juni 2020 und dem 16. Mai 2024 (Ende des Förderzeitraums des DigitalPakts Schule) getätigt wurden. Nach dem gemeinsamen Verständnis von Bund und Ländern sind davon auch solche befristeten Ausgaben § 2 BayARn erfasst, die im Rahmen des DigitalPakts Schule zwar vor dem 3. Juni 2020 begründet, jedoch erst nach dem 03. Juni 2020 fällig werden. Damit ist nicht das Datum der Einstellung (IT-Administrator) bzw. der Vertragsschluss (Administrationsvertrag) maßgeblich, sondern Beginn und Fälligkeit der konkreten Maßnahme zur Administration der digitalen Bildungsinfrastruktur in Verbindung zum DigitalPakt Schule. Bei zeitbasiert fälligen Administrationsausgaben (Personalausgaben für eigenes Personal, pauschal vergütete Administrationsverträge) ist zugelassen, dass Anstellungs- bzw. Leistungsverträge bereits zu Beginn des Förderzeitraums bestehen können, ohne die Förderfähigkeit zu gefährden. Förderfähig sind jedoch nur die auf den Förderzeitraum entfallenden Ausgaben, sofern diese in direkter Verbindung mit Investitionsmaßnahmen des DigitalPakts Schule sowie weiterer Zusatzvereinbarungen zum DigitalPakt Schule zusätzlich entstehen.

3. Förderbudget

Der Fördersatz im DigitalPakt Schule beträgt (maximal) 90 % der zuwendungsfähigen Ausgaben. Das Gesamtbudget für jeden Schulaufwandsträger ergibt sich rechnerisch als Summer bestimmter Anteile an den bereits festgelegten Budgets der weiteren Richtlinien. Das Administrationsbudget wird berechnet als Summe aus 9,56 % des dBIR-Budgets, 9,56 % des SoLe-Budgets sowie 8,02 % des SoLD-Budgets; der geringere Prozentsatz im Sonderbudget Lehrerdienstgeräte ist durch die zusätzlich enthaltenen Landesmittel im SoLD-Budget bedingt. Das Trägerbudget wird nach Eingabe der Trägerkennziffer (s. Anlage 1 zur dBIR) automatisch in der Administrationsmappe angezeigt.

4. Verbundenheitsanforderung

Art. 104c Grundgesetz (GG) ermöglicht Finanzhilfen des Bundes für gesamtstaatlich bedeutsame Investitionen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit der kommunalen Bildungsinfrastruktur. Administrationsmaßnahmen sichern die Einsatzfähigkeit der im DigitalPakt Schule ausgebauten digitalen Infrastrukturen ab und sind damit selbst investiver Teil der Maßnahme. Der investive Charakter wird über die unmittelbare Verbundenheit der Administrationsmaßnahme zu einer weiteren Maßnahme im DigitalPakt Schule (einschl. Zusatzvereinbarungen) hergestellt. Die Förderung nach dem DigitalPakt Schule setzt also mit dem Beginn einer Investitionsmaßnahme nach einer der drei Richtlinien dBIR (digitale Bildungsinfrastruktur / Basis-DigitalPakt), SoLe (Sonderbudget Leihgeräte) und SoLD (Sonderbudget Lehrerdienstgeräte) ein; bei den Qualifizierungsmaßnahmen bedeutet dies einen unmittelbaren Bezug zu Systemen und Technologien, die für die Schulen eingesetzt werden oder deren Einführung konkret geplant ist. Umgekehrt können Administrationsmaßnahmen nicht aus Bundesmitteln gefördert werden, sofern noch keine Investitionen im DigitalPakt Schule durchgeführt wurden. Hierfür kann ggf. auf die ergänzende Landesförderung zurückgegriffen werden. Der Nachweis der Verbundenheit wird durch die Anzeige von Maßnahmen nach dBIR, SoLe und SoLD erbracht, wobei mit dem jeweiligen Maßnahmebeginn die Verbundenheit einsetzt. Die Zuwendungsempfänger tragen durch eine entsprechende Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben in sachlicher und finanzieller Hinsicht dafür Sorge, dass ausschließlich die der Verbundenheitsanforderung zum DigitalPakt Schule genügenden Ausgaben in die Förderung einbezogen werden.

5. Teilbudgetregelung

Eine weitere Steuerung der Verbundenheit erfolgt über die drei Teilbudgets, aus denen die Administrationsmaßnahmen bis zum jeweiligen Höchstbetrag gefördert werden können: Dazu wird mit dem jeweiligen Maßnahmebeginn das weitere Teilbudget bereitgestellt, wodurch sich die verfügbare Gesamtsumme erhöht. Nicht beanspruchte Budgets werden in den nachfolgenden Zeitraum übertragen, so dass jedes Teilbudget bis zum Ende der Laufzeit am 16. Mai 2024 für Administrationsmaßnahmen verwendet werden kann (Übertragbarkeit der Budgets). Die schrittweise Budgetbereitstellung sorgt für einen Gleichklang zwischen Investitionsmaßnahmen nach dBIR, SoLe und SoLD auf der einen Seite und den Ausgaben für die IT-Administration auf der anderen Seite. Die Teilbudgetregelung wird in der elektronischen Administrationsmappe über die Angabe von Maßnahmenbeginn und -ende realisiert. Dafür werden die Gesamtausgaben nach zeitlichem Anteil den drei Teilbudgets zugordnet und aus dem jeweiligen Teilbudget bis zum Erreichen der Begrenzung gefördert. Anteile, die außerhalb des Zeitraums 3 Juni 2020 bis 16. Mai 024 fällig werden, sind nicht förderfähig.

6. Elektronische Administrationsmappe

Die elektronische Administrationsmappe für die DigitalPakt-Förderung enthält fünf wesentliche Formulare/Blätter (vgl. Ausfüllhinweise):
(1) ANTRAG : Im Zuwendungsantrag sind die Trägerkennziffer (s. Anlage 1 dBIR) und Kontaktdaten/Bankverbindung des Schulaufwandsträgers zu hinterlegen, anschließend werden die drei Administrations-Teilbudgets berechnet. Deren schrittweise Bereitstellung richtet sich nach dem Datum des jeweiligen Maßnahmenbeginns für Investitionsmaßnahmennach nach dBIR, SoLe, SoLD (Eintrag der Daten in Nr. 4). Zusätzlich sind Versicherungen durch „Abhaken“ abzugeben und der Antrag elektronisch zu zeichnen.
(2) MASSNAHMEN : In der Maßnahmenbeschreibung ist analog zur dBIR eine zeilenweise Beschreibung der förderfähigen Einzelmaßnahmen erforderlich. Dazu ist zunächst der Fördergegenstand auszuwählen. Für Personalausgaben (angestellte Administratoren bzw. Administrationsverträge) wird durch Auswahl einer vorgegebenen Liste eine Aufgaben-/Arbeitsplatzbeschreibung vorgenommen. Bei Qualifizierungsmaßnahmen erfolgt die Angabe des Fortbildungstitels, des Bezugs zur an der Schule genutzten Technologie (über ein vorbelegtes Auswahlfeld) und der Teilnehmer. Für die Berechnung der Zuwendung werden noch der Stundenumfang, der Zeitraum der Maßnahme (Datum von Beginn/Ende) und die sowie die förderfähigen Ausgaben der Administrationsmaßnahme eingetragen. Die Eingabe wird von einer farbigen Eingabemarkierung unterstützt.
(3) AUSZAHLUNG : Es können Teilauszahlungsanträge eingereicht werden, der die bis zum Stichtag fälligen Anteile sämtlicher laufenden und bewilligten Administrationsmaßnahmen betrifft. Dafür sind der Stichtag (Zeichnungsdatums des Antrags) sowie sich daraus ergebendem Zeitanteile maßgeblich. Im Falle eines gleichzeitigen Antrags auf Maßnahmeerweiterung wird durch die Regierung zunächst die Bewilligung bzw. Verwendungsnachweisprüfung von Einzelmaßnahmen ergänzt. Damit ist sichergestellt, dass auch die zusätzlichen Maßnahmen bereits bei der Berechnung der Teilauszahlung berücksichtigt werden.
(4) STATISTIK: Auf einem Statistikblatt werden die Ergebnisse der Berechnungen angezeigt, darunter die aktuelle Zuwendungshöhe und deren Verteilung auf die Kalenderjahre bzw. die voraussichtliche Zuwendungshöhe für noch nicht bewilligte angemeldete Investitionsmaßnahmen (nach Kalenderjahren), die für die Antragsstellung der Landesförderung notwendig ist. Angezeigt wird zudem der fällige Teilauszahlungsbetrag.
(5) VERWENDUNGSNACHWEIS : Das Formular zum Verwendungsnachweis (nach Abschluss aller Maßnahmen) ist weitgehend automatisch vorbefüllt und wird ggf. nach geringfügigen Ergänzungen beim zahlenmäßigen Nachweis unterzeichnet und der Bewilligungsbehörde zur Erstellung des Schlussbescheids vorgelegt.

7. Abwicklung in einem einzigen Förderverfahren

Die Förderverfahren nach BayARn werden in einem einzigen, schrittweise erweiterbaren Verfahren abgewickelt. Die einzige Administrationsmappe des Schulaufwandsträgers wechselt dabei zwischen Zuwendungsempfänger (für Antrag/Abrechnung) und Bewilligungsbehörde (für Bewilligung/Verwendungsnachweisprüfung) hin und her und wird sukzessive fortgeschrieben. Jede Administrationsmaßnahme wird als eigenständige „Zeile“ im Maßnahmenblatt bearbeitet und durchläuft die vier Phasen beantragt “ (Beschreibung/ Kostenschätzung durch den Schulaufwandsträger), „ bewilligt “ (nach Bewilligung durch die Regierung), „ zur Abrechnung “ (nach Maßnahmenende/Angabe der tatsächlichen Ausgaben durch den Schulaufwandsträger) und „ abgeschlossen “ (nach Verwendungsnachweisprüfung durch die Regierung). Der Status der einzelnen Maßnahme wird auf dem Maßnahmenblatt angezeigt. Nach der Erstbewilligung erhalten die Schulaufwandsträger die Administrationsmappe zurück und können der Maßnahmenplanung weitere Administrationsmaßnahmen hinzufügen (Maßnahmenerweiterung) und das Antragsformular erneut verwenden. Nach Prüfung durch die Regierung ergeht ein Änderungsbescheid unter Anpassung der (vorläufigen) Zuwendungshöhe. Parallel dazu kann stets ein (weiterer) Teilauszahlungsantrag gestellt werden (unter Berücksichtigung des fortgeschriebenen Auszahlungsstichtags sowie ggf. der zusätzlichen Maßnahmen), der den fortgeschriebenen Auszahlungsstichtags sowie ggf. Maßnahmenerweiterungen berücksichtigt.

8. Begrenzung der Qualifizierungskosten je Administrator

Die Bund-Länder-Zusatzvereinbarung begrenzt die Förderfähigkeit der Ausgaben für Qualifizierungsmaßnahmen je (angestelltem) IT-Administrator / je angestellter IT-Administratorin auf 10.000 €, die maximale Zuwendung beträgt damit 9.000 € je Person. Für die Berechnungen werden für die Qualifizierungsmaßnahmen daher die Teilnehmer eingetragen (durch Pseudonyme wie z. B. Admin_7345; Admin_2986). Die Qualifizierungskosten werden auf die Teilnehmer umgelegt und in der Berechnung der Zuwendung auf die maximale Höhe von 10.000 € je Person begrenzt.

1. Ergänzender Charakter der Landesförderung

Die Landesförderung umfasst die vier Kalenderjahre 2021 bis 2024, für die im Staatshausalt der jeweiligen Haushaltsjahre jeweils Fördermittel in Höhe von 19,6 Mio. € bereitgestellt werden sollen (vorbehaltlich der Entscheidung des Bayerischen Landtags als Haushaltsgesetzgeber). Durch die ergänzende Förderung sollen „nicht durch Einnahmen aus dem DigitalPakt abgedeckte Kosten“ der IT-Administration abgedeckt werden. Darunter fallen zum Beispiel Ausgaben vor bzw. nach Ende der DigitalPakt-Förderung bzw. nicht im DigitalPakt Schule förderfähige Administrationsmaßnahmen für Bestandsgeräte. Bei nicht hergestellter Verbundenheit zur digitalen Bildungsinfrastruktur im DigitalPakt Schule (z. B. vor Maßnahmebeginn oder nach Ausschöpfung der Teilbudgets) kann die Landesförderung ergänzend greifen. Der Ergänzungsmechanismus sorgt zudem für eine gleichmäßige Verteilung der Förderung im Zusammenspiel der Förderstränge: Es wird sowohl eine Überförderung durch Abruf aus beiden Töpfen (zu Beginn) als auch eine Förderlücke (am Ende der Förderperiode nach Abruf der Bundesmittel) vermieden.

2. Jahresbudget nach Schülerzahl und Ausstattungsgrad

In einem zentralen statistischen Verfahren werden für jeden Schulaufwandsträger vier Jahresbudgets für die Kalenderjahre 2021 bis 2024 errechnet. Dafür werden die jährlich verfügbaren Landesmittel von 19,6 Mio. € (vorbehaltlich der Bereitstellung durch den Landtag) nach einem durch die Richtlinie festgelegten Verteilungsschlüssel heruntergebrochen. Maßgeblich sind dafür die Amtlichen Schülerzahlen sowie Daten zur IT-Ausstattung der jeweiligen Schulart. Über vier getrennte Teilmassen werden zudem schulartspezifische Sonderbedarfe angemessen berücksichtigt, z. B als Strukturzuschlag für kleine Schulen (z. B. Grundschulen), als Zuschläge an geräteintensiven Schularten (z. B. Berufsschulen) oder an Schularten mit geringeren Klassenstärken (z. B. Förderschule). Werden die Kosten zunächst überwiegend aus dem DigitalPakt Schule gedeckt, so können die dadurch ggf. nicht vollständig abrufbaren Jahresbudgets in die Folgejahre übertragen und später in Anspruch genommen werden.

3. Nicht abgedeckte Administrationskosten

Ausgangspunkt für die Berechnung der Landeszuwendung sind nicht abgedeckte Ausgaben für die IT-Administration nach Abzug der Einnahmen aus der DigitalPakt-Förderung. Daher sind in den jährlichen Anträgen die (voraussichtlichen) Gesamtkosten für das Kalenderjahr sowie die (voraussichtliche) Zuwendung aus dem DigitalPakt als Summenwert einzutragen. Als Differenz ergibt sich der Betrag für die nicht abgedeckten Administrationskosten. Dieser kann (als Festbetrag) bis zu einer maximalen Höhe des Jahresbudgets (einschl. Budgetübertrag aus den Vorjahren) und maximal bis zur Höhe einer Kostenpauschale für die förderfähigen Ausgaben bewilligt und ausbezahlt werden.

4. Kostenpauschale für die förderfähigen Ausgaben

Die Landesförderung ist im Wesentlichen pauschal angelegt und erfordert keine Abrechnung einzelner Maßnahmen. Vielmehr werden die förderfähigen Ausgaben über eine Kostenpauschale bemessen, die sich am Umfang der zu administrierenden IT-Infrastruktur bemisst. Auf Basis der von den Schulen zum 31.12. des Vorjahres gemeldeten Daten zur IT-Ausstattung erfolgt eine zentrale Berechnung der Pauschale: Dazu werden für jeden zu administrierenden Rechner 18 € und für jede zu administrierende Komponente in Digitalen Klassenzimmern 28 € angesetzt. Als „DKZ-Komponenten“ zählt die Ausstattung von Räumen mit LAN, WLAN, Dokumentenkamera, Großbilddarstellung sowie drahtloser Bildübertragung, ein voll ausgestatteter Raum trägt also mit 140 € zur Kostenpauschale bei. Aus dem Landesbudget kann jeweils maximal bis zur Höhe der individuellen Kostenpauschale abgerufen werden.

5. Jährliche Förderanträge

Neben den regelmäßigen Antragsdaten (Kontaktdaten, Bankverbindung, Versicherungen, Unterschrift, Vorsteuerabzug, elektronische Unterlagenübermittlung) sind für die Landesförderung lediglich pauschale Angaben notwendig (vgl. Ausfüllhinweise):
(a) die voraussichtlichen zuwendungsfähigen Gesamtkosten für die IT-Administration für das jeweilige Kalenderjahr,
(b) optionaler Eintrag der Ausstattungszahlen zur Berechnung der Kostenpauschale; der Eintrag wird aus dem zentralen Datenbestand vor Bewilligung ergänzt bzw. überschrieben,
(c) optionaler Eintrag des Jahresbudgets des Schulaufwandsträgers; der Eintrag wird aus dem zentralen Datenbestand vor Bewilligung ergänzt bzw. überschrieben,
(d) die voraussichtlichen Einnahmen (=Zuwendungen aus dem DigitalPakt Schule) für das Kalenderjahr; die Daten können der Administrationsmappe für die Bundförderung entnommen werden.

6. Jährlicher Zwischennachweis und Datenkorrektur

Zeitgleich mit dem Antrag für das aktuelle Kalenderjahr wird der jährliche Zwischennachweis für das jeweils zurückliegende Jahr eingereicht. Dies ist aufgrund der erheblichen Unsicherheit der voraussichtlichen Beträge für die Ausgaben und Einnahmen im Antrag notwendig. Über den Zwischennachweis werden die geschätzten Werte durch die tatsächlichen Beträge ersetzt und die Zuwendung als Ausgleich für die Vergangenheit (teilweiser Widerruf, Nachbewilligung) neu festgesetzt. Die Zuwendungsempfänger geben daher die tatsächlich angefallenen zuwendungsfähigen Gesamtkosten für die IT-Administration für das zurückliegende Kalenderjahr an. Ein optionaler Eintrag der tatsächlichen erhaltenen Zuwendungen aus dem DigitalPakt ist durch Übertrag aus der Administrationsmappe/Bundesförderung möglich; die Daten der DigitalPakt-Förderung werden durch die Regierung jedoch bei Antragsprüfung aus dem zentralen Datenbestand ergänzt bzw. überschrieben.

7. Zeitlicher Ablauf der Landesförderung

Das sich über die vier Kalenderjahre 2021 bis 2024 erstreckende Förderverfahren erfolgt in einem Gesamtverfahren durch Fortschreibung der Antragsmappe. Die Antrags- und Nachweisformulare werden dabei schrittweise eingeblendet und befüllt. Im Regelfall wird die Mappe damit insgesamt fünf Mal bei der Bewilligungsbehörde eingereicht:
(1) im Jahr 2021: Antrag/Auszahlung für 2021
(2) im Jahr 2022: Zwischennachweis/Neufestsetzung für 2021 & Antrag/Auszahlung für 2022
(3) im Jahr 2023: Zwischennachweis/Neufestsetzung für 2022 & Antrag/Auszahlung für 2023
(4) im Jahr 2024: Zwischennachweis/Neufestsetzung für 2023 & Antrag/Auszahlung für 2024
(5) im Jahr 2025: Verwendungsbestätigung/Neufestsetzung für 2024 und Abschluss des Verfahrens

1. Welcher Anteil der Ausgaben für die IT-Administration werden von der Bundes- und Landesförderung abgedeckt?

Nach den gesetzlichen Regelungen des Bayerischen Schulfinanzierungsgesetzes liegt die Aufgabenzuständigkeit für die IT-Administration bei den Schulaufwandsträgern: Der Sachaufwand schließt die Bereitstellung, Einrichtung, Ausstattung, Bewirtschaftung und Unterhaltung der Schulanlage ein, zu der auch die schulischen IT-Infrastruktur und deren technische Administration zu rechnen sind. Die grundlegende Aufgabenzuweisung schließt staatliche Unterstützungsleistungen bei der Aufgabenerfüllung jedoch nicht aus und wird nun über die Richtlinien zur Bayerischen IT-Administrationsförderung (BayARn) eröffnet: Für die Förderung sind 77.824.550 € des Bundes und 78.400.00 € des Landes (vorbehaltlich der Mittelbereitstellung durch den Bayerischen Landtag als Haushaltsgesetzgeber) – und damit 156,2 Mio. € für vier Jahre – eingeplant.

Der Fördersatz der DigitalPakt-Förderung liegt bei 90 %, allerdings unter Begrenzung auf die verfügbaren Bundesmittel und die daraus resultierenden Förderbudgets. Diese werden für jeden Schulaufwandsträger als drei Teilbudgets für die Richtlinien dBIR, SoLe und SoLD reserviert. Die ergänzende Landesförderung deckt nicht aus dem DigitalPakt Schule abgedeckte Administrationsausgaben ab, so dass zumindest phasenweise eine vollständige Kostenübernahme möglich ist. Im Sinne der Subsidiarität der staatlichen Förderung ist regelmäßig jedoch von einem über die Förderung hinausreichender Aufwand und der Erbringung von Eigenmitteln auszugehen. Für die Ermittlung eines Anteils des Fördergesamtvolumens an den Gesamtausgaben für die IT-Administration mangelt es an verlässlichen Referenzdaten. Zudem ist davon auszugehen, dass die individuellen Anteile je nach Art, Umfang und Organisationsform der IT-Administration erheblich variieren.

2. Müssen für Bundes- und Landesförderung zwei getrennte Anträge gestellt werden oder reicht ein Antrag aus?

Für die Teilnahme an der DigitalPakt-Förderung und der Landesförderung müssen zwei getrennte Antragsmappen gepflegt und diese bei der Regierung mehrfach eingereicht werden. Eine Fördermappe bezieht sich dabei immer nur auf einen Teil der Förderung und ersetzt nicht die zweite Fördermappe des jeweils anderen Programmteils.

Dabei ist zu beachten, dass es aber je Schulaufwandsträger immer nur zwei elektronische Fördermappen gibt, die für alle (Folge-)Anträge in den beiden Verfahren weitergenutzt und wiederverwendet werden. Dabei wechseln die Mappen zwischen Schulaufwandsträger und Bewilligungsbehörde (Regierung) hin und her. Solange eine Fördermappe bei der Regierung zur Bearbeitung liegt, kann der Antrag durch den Schulaufwandsträger nicht bearbeitet werden.

Für den Ablauf der Einreichungen in den beiden Förderteilen gilt:

• DigitalPakt-Förderung (Nr. 1 BayARn):

Nach dem Erstantrag (ggf. einschließlich eines ersten Teilauszahlungsantrags) können nach Bewilligung und Rücksendung der Administrationsmappe weitere Maßnahmen auf dem Tabellenblatt MASSNAHMEN ergänzt und das „fortgeschriebene“ Antragsformular erneut verwendet werden. Nach Ausfüllen der Mappe kann ein Erweiterungsantrag bei zusätzlichen Administrationsmaßnahmen bzw. ein weiterer Teilauszahlungsantrag durch Eintrag eines neuen Auszahlungsstichtags eingereicht werden. Dies ist regelmäßig einmal pro Kalenderjahr zugelassen.

• Landesförderung (Nr. 2 BayARn):

Wie unter Antragsunterlagen Nr. 2 Landesförderung dargestellt, können mit Hilfe der erweiterten Antragsmappe gesammelt insgesamt drei Jahresbudgets mit einem einzigen Antrag angefordert werden. Dies verkürzt den bisherigen zeitlichen Ablauf (Nr. 7 der Eckpunkte zur Landesförderung). Die Mappe umfasst (1) den Antrag für das Kalenderjahre 2021, (2) anschließend zwei Runden mit je einer Verwendungsbestätigung für das jeweils vergangene Jahr 2021/2022 und Folgeanträge für die Jahre 2022/2023. Die notwendigen Formblätter werden schrittweise nach vollständiger Bearbeitung automatisiert freigeschaltet und zusammen mit dem jeweiligen Bescheid zur weiteren Verwendung durch den Schulaufwandsträger rückübersandt.

3. Welche Aufgaben nehmen IT-Administratoren wahr?

Das Aufgabenspektrum für IT-Administratorinnen und IT-Administratoren bzw. entsprechende Beauftragungen im Rahmen von Administrationsverträgen ist vielfältig. Es bezieht sich auf die unterschiedlichen Infrastrukturkomponenten wie die schulischen (pädagogischen) Netzwerke, die über die Förderprogramme ausgebaute Hardware sowie die betriebserforderliche Software. Dabei fallen die unterschiedlichsten Aufgaben von der Planung, Einrichtung und Konfiguration von Systemen über deren Überwachung bis zu Sicherung der Funktionsstabilität durch ein differenziertes Sicherheitsmanagement bzw. die Analyse und Beseitigung von auftretenden Störungen im System.

Die Berufsbildbeschreibung für IT-Administratorinnen und IT-Administratoren der Bundesagentur für Arbeit umfasst dabei in Bezug auf die schulischen IT-Infrastrukturen folgende Aufgabenfelder:

• Auf- und Ausbau der (schulischen) Bildungsinfrastruktur planen, begleiten und umsetzen
• (schulische) Netzwerkinfrastruktur konfigurieren, überwachen und pflegen
• System- und Anwendungssoftware konfigurieren, überwachen und pflegen
• Sicherheitsmängel, Fehler und Störungen in der (schulischen) Infrastruktur lokalisieren, analysieren und beseitigen
• Datensicherheit und Backups konzeptionieren und durchführen, Datenintegrität sichern
• Organisations- und Beratungsaufgaben wahrnehmen, technische Schulungen und Support durchführen

Die ausschließlich für die Beantragung der DigitalPakt-Förderung eingeforderte Maßnahmenbeschreibung macht eine Beschreibung der Aufgaben („Aufgabengebiet/Arbeitsplatzbeschreibung der Stelle“) für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren bzw. entsprechende Administrationsverträge erforderlich. Zur Verfahrenserleichterung ist im Antrag zur Bundesförderung mindestens eine der benannten standardisierten Aufgabenbeschreibungen (gemäß obigem Berufsbild für IT-Administratorinnen und IT-Administratoren der Bundesagentur für Arbeit) aus einer vorbelegten Liste auszuwählen, auf eine fehleranfällige Freitexteingabe wird verzichtet.

Die Aufgabenbeschreibungen enthalten dabei jeweils den unmittelbaren Bezug zu den im DigitalPakt Schule geförderten schulischen Infrastrukturen (Verbundenheitsanforderung).

4. Warum gelten für DigitalPakt-Förderung und Landesförderung unterschiedliche Förderzeitfenster?

Die Förderzeitspanne der DigitalPakt-Förderung ist über die Beschlussfassung zur Erweiterung des DigitalPakts im Koalitionsausschuss des Bundes vom 3. Juni 2020 und das Ende Laufzeit des DigitalPakts Schule am 16. Mai 2024 gesetzt. Die Bundesmittel stehen für diese Förderperiode über das Sondervermögen „Digitale Infrastruktur“ zur Verfügung. Demgegenüber werden die Haushaltsmittel für die Landesförderung kalenderjahrweise über die Haushalte für 2021, 2022, 2023 und 2024 schrittweise durch Beschluss des Landtags bereitgestellt (Haushaltsvorbehalt).

Insgesamt ergeben sich zwei jeweils rund 4-jährige Förderintervalle, die jedoch um ein halbes Jahr versetzt zueinander liegen. Nach Ende der Bundesförderung am 16. Mai 2024 wird über die in der zweiten Jahreshälfte 2024 weiterhin greifende Landesförderung sichergestellt, dass anfallende Administrationskosten noch aus den Landesbudgets finanziert werden können und keine Förderlücke in 2024 entsteht. Dies ist dadurch möglich, dass nicht abgerufene Landesbudgetanteile aus den Vorjahren noch im Jahr 2024 zusätzlich genutzt werden können. Der Abschluss der Landesförderung zum 31.12.2024 ermöglicht zudem einen nahtlosen Übergang hin zu einer – gemäß Planung ab dem Kalenderjahr 2025 greifenden – staatlichen Anschlussbeteiligung an den Kosten für die IT-Administration.

5. Können interkommunale Zusammenschlüsse die Aufgaben erfüllen und gemeinsame Anträge zur Förderung stellen?

Die Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 eröffnet die Möglichkeit für gemeinsame Anträge von Schulaufwandsträgern. Insbesondere bei der IT-Administration können durch interkommunale Kooperationen effektive und synergetische professionelle Strukturen für die IT-Administration aufgebaut und unterhalten werden. Für die kommunale Zusammenarbeit können gemäß dem Gesetz über die kommunale Zusammenarbeit (KommZG) kommunale Arbeitsgemeinschaften gegründet, Zweckvereinbarungen geschlossen und Zweckverbände sowie gemeinsame Kommunalunternehmen gebildet werden. Daher können Schulaufwandsträger bei der IT-Administration gemeinsame Förderanträge stellen.

Dazu schließen sich mehrere Schulaufwandsträger (Zuwendungsempfänger) zu einer „Administrationsgemeinschaft“ zusammen und nehmen die Administrationsaufgaben in gemeinsamen Strukturen wahr. Die beteiligen Schulaufwandsträger (als Zuwendungsempfänger) beantragen dazu bei der zuständigen Regierung die gemeinsame Abwicklung in einem zusammengefassten Förderverfahren für alle beteiligten Schulaufwandsträger. Die Regierung stellt eine gemeinsame Fördermappe unter Nennung einer neuen gemeinsamen Trägerkennziffer für die „Administrationsgemeinschaft“ zur Verfügung. Die einzelnen Förderbudgets werden dabei zusammengefasst und für das gesamte Förderverfahren gemeinsam verwaltet. Aufgrund der ineinandergreifenden Fördersystematik gilt die Zusammenfassung der Budgets für Bundes- und Landesförderung zugleich. Die Zuwendungsvoraussetzungen und die Abgrenzung der förderfähigen Ausgaben und Gegenstände gilt für Administrationsgemeinschaft unverändert. Übertragen zum Beispiel mehrere Gemeinden als Schulaufwandsträger die Beschaffung, Einrichtung und IT-Administration auf eine gemeinsam von ihnen getragene Verwaltungsgemeinschaft, so sind die für das dortige Personal anfallenden Ausgaben grundsätzlich förderfähig, sofern sie zu den zuwendungsfähigen Ausgaben gemäß Nr. 1.5.2 und 2.5.2 BayARn zählen und der IT-Administration dienen. Sonstige laufende Kosten der Verwaltung (Personalkosten, Sachkosten) sowie Kosten für Betrieb sind nicht förderfähig.

Voraussetzung für einen gemeinsamen Antrag ist, dass die Schulaufwandsträger der „Administrationsgemeinschaft“ eine rechtlich verbindliche Vereinbarung schließen, in der sie Organisationsstruktur, Art und Umfang, Kostenregelungen für die Administrationsmaßnahmen an den Schulen der Schulaufwandsträger intern regeln. In dieser Vereinbarung ist einer der Schulaufwandsträger mit der Abwicklung des gemeinsamen Förderverfahrens zu betrauen, der in den Angelegenheiten der Förderung gemäß den Richtlinien BayARn vertretungsberechtigt für alle Zuwendungsempfänger der „Administrationsgemeinschaft“ handelt (Bevollmächtigter). Der Bevollmächtigte verpflichtet sich zur Sicherstellung der Aufgabenerfüllung im Sinne des Zuwendungszwecks nach Maßgabe der zwischen den Schulaufwandsträgern getroffenen Vereinbarung. Im Gegenzug erklären die weiteren Zuwendungsempfänger die Einbringung ihrer gesamten Förderbudgets (Bundes- und Landesförderung) und erteilen dem Bevollmächtigten den Auftrag, die Zuwendungen zur gemeinsamen Aufgabenerfüllung stellvertretend für alle beteiligten Schulaufwandsträger zu beantragen, zu vereinnahmen, zu verausgaben und ggü. der Bewilligungsbehörde nachzuweisen.

Der Bevollmächtigte stellt die gemeinsamen Anträge bei der zuständigen Bewilligungsbehörde. Bei regierungsbezirksübergreifenden Administrationsgemeinschaften erfolgt eine zentrale Festsetzung der Bewilligungsbehörde. Die Administrationsmaßnahmen an den Schulen der beteiligten Schulaufwandsträger werden gemäß den Regelungen aus der zwischen den Antragsstellern getroffenen Vereinbarung durchgeführt.

Die Bewilligungsbescheide und sonstigen Festsetzungen der Bewilligungsbehörde werden an den Bevollmächtigten adressiert und ergehen zeitgleich an die einzelnen Schulaufwandsträger der Administrationsgemeinschaft als Zuwendungsempfänger im Sinne der Richtlinien (die Zuwendung des einzelnen Schulaufwandsträgers ergibt sich anteilig nach dem Verhältnis der Budgetanteile). Alle Zuwendungsempfänger sind für die Einhaltung der festgelegten Auflagen und Bestimmungen verantwortlich und stellen dies durch ihre Vereinbarung und ggf. Kontrollen sicher. Für mögliche Rückforderungen haften alle Zuwendungsempfänger entsprechend ihrem jeweiligen Anteil an der Gesamtfördersumme.

1. Handelt es sich auch bei der Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 um ein verfahrensvereinfachtes Corona-Sofortprogramm?

Nein.

Die beiden Sonderprogramme zu den Schülerleihgeräten und den Lehrerdienstgeräten waren Corona-bedingt und hatten aufgrund ihrer besonderen Dringlichkeit eine Ausnahmestellung im Gesamtgefüge des DigitalPakts Schule. Im Zuge Corona-bedingter Schulschließungen bzw. Unterrichtsbeeinträchtigungen bedurfte es der möglichst raschen Gerätebreitstellung, um die technischen Voraussetzungen für den Distanzunterricht abzusichern und ein differenziertes, altersangemessenes Lernangebot zur Verfügung stellen zu können. Die Beschaffung von Tablets und Laptops für Schülerinnen und Schüler sowie für Lehrkräfte duldete keinen Aufschub, so dass weitreichende Ausnahmen von den Vorgaben der Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 ermöglicht wurden (z. B. Sofortauszahlung, Vollfinanzierung ohne Eigenanteil, Gewährung einer Verwaltungskostenpauschale, Verzicht zur Vorlage einer konkreten Maßnahmen- und Investitionsplanung).

Auch wenn die Corona-Pandemie die Bedeutung einer professionellen technischen IT-Administration für eine funktionstüchtige IT an Schulen nochmals betont hat, ist die Förderung der IT-Administration nicht als eng begrenztes Sofortprogramm konzipiert, sondern auf den Aufbau dauerhafter Support-Strukturen ausgerichtet. Dies gilt insbesondere, da in Bayern auch für die Zeit nach Ende der Förderung eine staatliche Beteiligung an den Kosten für die technische IT-Administration geplant ist (ab 2025). Von daher greifen die regulären förderrechtlichen Bestimmungen und Anforderungen an das Antragsverfahren aus der Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024.

2. Was ist in der Zusatzvereinbarung des Bundes mit „professionellen Strukturen zur IT-Administration“ gemeint?

Bereits in der Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 sowie entsprechend in der Förderrichtlinie "digitale Bildungsinfrastruktur an bayerischen Schulen" (dBIR) ist die Frage von Wartung und IT-Support der geförderten Infrastrukturen verankert: Förderanträge müssen dabei die Bestätigung über ein auf die Ziele der Investitionsmaßnahme abgestimmtes Konzept des Antragstellers über die Sicherstellung von Betrieb, Wartung und IT-Support enthalten – die laufenden Ausgaben für Betrieb, Wartung und IT-Support der geförderten Infrastrukturen selbst sind gemäß Verwaltungsvereinbarung jedoch nicht förderfähig.

Mit der zweiten Erweiterung des DigitalPakts Schule 2019 bis 2024 hat sich der Bund dazu entschlossen, die Länder in ihren gesamtstaatlichen Investitionen in die digitale Bildungsinfrastruktur von Schulen ergänzend durch die Förderung von professionellen Strukturen zur Administration zu unterstützen. Gemäß Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 soll der Aufbau professioneller Administration- und Support-Strukturen gefördert werden. Dabei sind Ausgaben zur Finanzierung und Fortbildung von IT-Administratorinnen und IT-Administratoren sowie entsprechende Sachmittel für Administrations- und Supportverträge förderfähig, die für Schulen eingesetzt werden. Zusätzliche Voraussetzung ist eine direkte Verbindung mit Investitionsmaßnahmen im DigitalPakt Schule einschließlich seiner Zusatzvereinbarungen (Schülerleihgeräte, Lehrerdienstgeräte). Die Konkretisierung des „Aufbaus von professionellen Strukturen zur IT-Administration“ erfolgt über die Festlegung der Fördergegenstände: Dabei wurde den unterschiedlichen Organisationsformen und -strukturen der einzelnen Schulaufwandsträger Rechnung getragen: Gefördert wird zum einen der Aufbau eigener (kommunale) IT-Supporteinheiten durch die Anstellung von IT-Spezialisten bzw. der Aufbau regionaler (z. B. interkommunaler) Strukturen zur professionellen Administration der Schul-IT. Die professionellen Strukturen zur IT-Administration können jedoch auch durch entsprechende Beauftragung externer Dienstleister (z. B. IT-Systemhäuser) entstehen – förderfähig sind hier gemäß Zusatzvereinbarung befristete Ausgaben für Personalkosten als Sachmittel.

Die Förderung zielt auf eine dauerhafte Verankerung der IT-Administration in den Organisationsstrukturen der Schulaufwandsträger – daher gestalten die Länder das Antragsverfahren zum Aufbau von Admin-Strukturen so, dass die Anträge auch Angaben zum dauerhaften Betrieb beinhalten. Dies entspricht dem strukturbildenden Ansatz im DigitalPakt Schule, der über die Laufzeit hinaus wirksam werden soll. Über die Ankündigung zur künftigen Kostenbeteiligung über die Phase der Förderung hinaus hat der Freistaat bereits den Grundstein für die dauerhafte Verstetigung der professionellen Strukturen für die IT-Administration an Schulen gelegt.

3. Kann die Administrationsmappe (Bund) auch nach der Einreichung bei der Bewilligungsbehörde weitergepflegt werden?

Ja, die Antragsmappe wird über den gesamten Förderprozess weiterverwendet.

Um mehrere getrennte Antragsmappen zu vermeiden, wird – anders als bei der dBIR-Förderung – das Verfahren zur Administrationsförderung (Bund) mit nur einer einzigen Mappe verwaltet. Die jeweils gültige Instanz der Administrationsmappe (Bund) wechselt also zwischen Schulaufwandsträger und Regierung hin und her. Solange die Fördermappe bei der Regierung zur Bearbeitung liegt, kann der Antrag durch den Schulaufwandsträger nicht in der ihm nicht vorliegenden Originalmappe weiterbearbeitet werden. Erst nach Rückübersendung der geprüften Fördermappe können Ergänzungen in der rückübersandten Mappe vorgenommen werden. Nur mit dieser Original-Mappe können weitere Anträge erstellt und eingereicht werden.

Um aber dennoch die Ergänzung von Administrationsmaßnahmen über das Hinzufügen weiterer Zeilen im Blatt [MASSNAHMEN] zu ermöglichen, können die Schulaufwandsträger dennoch aus Gründen der Praktikabilität bereits vor dem Rückversand in der „Kopie“ der Mappe weiterarbeiten, die sie bei der Regierung eingereicht haben. Sobald der (Änderungs-)Bescheid durch die Regierung gemeinsam mit der fortgeschriebenen „Originalmappe“ wieder beim Schulaufwandsträger eingeht, müssen die Erweiterungsmaßnahmen aus der Kopie in die Originalmappe übertragen werden: Dazu kann über eine Synchronisationsmappe (s. Antragunterlagen) genutzt werden, die die ergänzten Maßnahmen von der ergänzten Kopie des Schulaufwandsträgers in die Originalmappe mit einem einfachen Knopfdruck überträgt. Vor Anstoßen der hinterlegten Programmierung müssen die Synchronisationsmappe und die beiden Administrationsmappen gemeinsam geöffnet werden. Der Synchronisationsmechanismus wird durch Anklicken einer Schaltfläche gestartet. Anschließend kann mit der ergänzten Originalmappe weitergearbeitet werden und diese für den nachfolgenden Erweiterungsantrag/Auszahlungsantrag verwendet werden.

Von der Regierung bewilligte Einzelmaßnahmen sind in der bewilligten und rückübersandten Antragsmappe in den Spalten der Maßnahmenplanung (als Teil des Bewilligungsbescheids) gegen Änderungen gesperrt. Änderungen an der Maßnahmenplanung können daher nur auf Antrag und durch die Regierung selbst vorgenommen werden. Die Angabe der tatsächlich entstandenen Kosten erfolgt im Zuge des Verwendungsnachweises in den nachfolgenden Spaltenbereichen aus dem Tabellenblatt [MASSNAHMEN], so dass für die Festlegung der endgültigen Zuwendungshöhe durch Schlussbescheid die tatsächlich angefallenen Ausgaben der Zuwendungsempfänger maßgeblich sind. Ausnahme davon bilden die Angaben zu den zunächst geschätzten Zeitumfängen bei den Fördergegenständen „a) Personalmittel für angestellte IT-Administratoren“ sowie „b) Sachmittel für Administrationsvertrag“ als Rechengrundlage u. a. für die Begrenzung auf die Personalausgabenhöchstsätze. Diese Stundenzahlen sind ggf. entsprechend bei der Abrechnung bzw. Vorlage des Verwendungsnachweises noch an die tatsächlich in Anspruch genommenen Zeitkontingente anzupassen.

4. Warum sind bei der DigitalPakt-Förderung die einzelnen Administrationsmaßnahmen zu erfassen?

Die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 nimmt Bezug auf die Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 her. Daher gelten die Bestimmungen der Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 auch für die IT-Administrationsförderung des Bundes fort, sofern keine abweichenden Regelungen getroffen werden. Anders als in den Sofortausstattungsprogrammen für Schülerleihgeräte und Lehrerdienstgeräte wurden die Bestimmungen aus § 5 (Programmsteuerung) und § 6 (Antragswesen) aus der Verwaltungsvereinbarung nicht ausgesetzt. Daher ist für einen Antrag zur Administrationsförderung im DigitalPakt Schule wiederum eine Investitionsplanung (Kosten- und Zeitplanung inklusive Beginn der Investitionsmaßnahme) erforderlich.

Für die Berichte nach § 18 VV sind detaillierte Angaben über die bewilligten Administrationsmaßnahmen erforderlich und über den Antrag einzuholen („Jedes Land berichtet zusammenfassend … für bewilligte Investitionen mittels Kurzbeschreibung über Art und Umfang der geförderten Infrastrukturen.“). Der Bund hat das Berichtsschema inzwischen erweitert und fordert eine ausführliche Maßnahmenbeschreibung nach Art und Umfang ein: Es sind die Aufgaben bzw. Arbeitsplatzbeschreibung für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren sowie externe Dienstleister, der Zeitraum der Maßnahme und der Stellenumfang der Aufgabe zu melden. Bei Qualifizierungsmaßnahmen werden eine Darstellung, wer und wie viele Personen weitergebildet werden, die Darstellung, auf welche Technologie bzw. System sich die Qualifizierung bezieht, und der Zeitumfang der Weiterbildung bzw. Qualifizierung erfasst. Zusätzlich zur Kurzbeschreibung sind für die Berechnung der Zuwendung Angaben zum Beginn und Ende der einzelnen Maßnahmen sowie zu den förderfähigen Ausgaben einzuholen.

Die Administrationsmappe (Bund) strukturiert die erforderlichen Berichtsabgaben vor und unterstützt die Eingabe über formularbasierte Einzelfelder. Dies betrifft auch die Maßnahmenbeschreibung, für die aus einer Auswahlbox die (primäre und ggf. weitere) Aufgabe der IT-Administratorin/des IT-Administrators auszuwählen ist. Grundlage ist die offizielle Arbeitsplatzbeschreibung für IT-Administratorinnen und IT-Administratoren durch die Bundesagentur für Arbeit. Durch diese Standardisierung können unvollständige Beschreibungen und zeitaufwändige Nachbesserungen durch die Zuwendungsempfänger vermieden werden.

5. Ist in der DigitalPakt-Förderung eine Einstellung oder Vertragsschluss vor dem Stichtag 3. Juni 2020 (vorzeitiger Maßnahmenbeginn) förderschädlich?

Die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 legt für die Förderung das Zeitfenster vom 3. Juni 2020 bis zum 16. Mai 2024 (Ende des DigitalPakt Schule) fest. Es können ausschließlich Administrationsmaßnahmen bzw. Ausgaben gefördert werden, die in diesem Zeitraum getätigt bzw. fällig werden.

Es war das gemeinsame Verständnis von Bund und Ländern, dass die Förderung auch solche befristeten Ausgaben für die IT-Administration erfasst, die im Rahmen des DigitalPakts Schule 2019 bis 2024 zwar vor dem 3. Juni 2020 begründet, jedoch erst nach dem 3. Juni 2020 fällig werden. Daraus resultiert, dass eine Einstellung von IT-Administratorinnen und IT-Administratoren vor dem 3. Juni 2020 bzw. der Abschluss eines Administrationsvertrags vor diesem Stichtag förderunschädlich ist. Allerdings können immer nur diejenigen Ausgabenanteile anerkannt werden, die im Förderzeitraum fällig werden und die zur IT-Administration von Infrastrukturen aus dem DigitalPakt Schule einschließlich seiner Zusatzvereinbarungen zusätzlich getätigt werden. Die Administrationsmappe ermöglich dazu die Angabe der Gesamtkosten einer Administrationsmaßnahme. Daraus wird der auf die Förderperiode entfallenden Fälligkeitsanteil berechnet und nicht im Förderzeitraum fällige Anteile werden aus der DigitalPakt-Förderung ausgeschlossen. Qualifizierungsmaßnahmen sind jedoch nur dann förderfähig, wenn diese ab dem 3. Juni 2020 begonnen wurden.

Als zweite Zuwendungsvoraussetzungen ist die „unmittelbare Verbindung mit den Investitionen im DigitalPakt Schule sowie weiterer Zusatzvereinbarungen im Rahmen des DigitalPakts Schule“ nachzuweisen. Eine solche unmittelbare Verbindung zu Infrastrukturen aus dem DigitalPakt Schule kann nicht bestehen, wenn noch keine Maßnahme im DigitalPakt Schule durchgeführt bzw. begonnen wurde. Daher setzt die Förderfähigkeit frühestens mit den Tag des Beginns der ersten Maßnahme nach einer der drei Richtlinien dBIR, SoLe und SoLD ein. Für einzelne Schulaufwandsträger kann der Förderbeginn der IT-Administration nach dem 3. Juni 2020 liegen. Aufgrund der hohen Teilnahmequote am „Sonderbudget Leihgeräte“ (Erstbeantragung im Juli 2020) und am „Sonderbudget Lehrerdienstgeräte“ (Antrag zu Jahresbeginn 2021) sind für die meisten Schulaufwandsträger die Voraussetzungen für einen weitgehend lückenlosen Start in die Administrationsförderung (Bund) hergestellt. Mit einem Maßnahmebeginn nach dBIR kann die Verbundenheit zum DigitalPakt Schule vervollständigt werden, so dass damit das gesamte Administrationsbudget bereitsteht.

6. Bis zu welcher Höhe sind Personalausgaben (als Personal- oder als Sachmittel) in der Bundesförderung förderfähig?

Als Personalmittel für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren sind Brutto-Löhne und -Gehälter sowie Personalnebenkosten (Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und Zusatzversorgung, Beihilfen, Fahrtkostenzuschüsse) dem Grunde nach förderfähig. Durch die Neufassung der Verwaltungsvorschriften zu Art. 44 BayHO ab dem 1. März 2021 wurde die Förderung von Personalausgaben mit dem Ziel einer Pauschalierung vereinfacht. Personalausgaben sind dabei bis zur Höhe der einem vergleichbaren Beschäftigten im öffentlichen Dienst gewährten Leistungen förderfähig (Kappung). Basis dafür sind die einschlägigen tariflichen und rechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) oder der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes und der Kommunen (TVöD). Für die Durchführung der Kappung können die vom StMFH festgesetzten Personalausgabenhöchstsätze herangezogen werden.

Für die DigitalPakt-Förderung werden die Personalausgabenhöchstsätze der Entgeltgruppe E10 als Obergrenze der förderfähigen Personalausgaben festgesetzt: Der Wert liegt für 2021 bei 78.450 € für eine Jahresvollzeitstelle bzw. in Umrechnung bei 37,50 € für eine Einzelstunde (Umrechnungsfaktor 2092). Personalausgaben können für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren (nach Wochenstundenzahl) und für Administrations- und Supportverträge (nach Einzelstundenzahl) bis unter Berücksichtigung des Beschäftigungsumfangs und der Vertragsdauer bis zur Höhe der Personalausgabenhöchstsätze als förderfähig anerkannt werden.

7. Warum wird das Gesamtbudget des Bundes über drei Teilbudgets bereitgestellt?

Verfassungsrechtliche Grundlage für die Bundesförderung ist Art. 104c GG, der Finanzhilfen des Bundes für gesamtstaatlich bedeutsame Investitionen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit der kommunalen Bildungsinfrastruktur eröffnet. Schulische Administrationsmaßnahmen sind nur dann förderfähig, wenn sie eine „unmittelbare Verbindung zu Investitionen im DigitalPakt Schule sowie weiterer Zusatzvereinbarungen im Rahmen des DigitalPakts Schule“ aufweisen. Förderfähig sind daher ausschließlich professionelle Strukturen zur Administration und zum Support von schulischen IT-Infrastrukturen, die nach der Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 sowie weiteren Zusatzvereinbarungen zu dieser Verwaltungsvereinbarung gefördert werden. Die Schulaufwandsträger sorgen im Antrag für eine entsprechende Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben in sachlicher und finanzieller Hinsicht. Die IT-Administration von Bestandsgeräten, die außerhalb des DigitalPakts Schule beschafft wurden, ist nicht aus dem DigitalPakt Schule förderfähig, dafür kann jedoch die ergänzende Landesförderung in Anspruch genommen werden.

Die „Verbundenheitsanforderung“ wird dabei an die jeweils erste Investitionsmaßnahme nach dBIR, SoLe und SoLD gekoppelt: Beginnend mit dem jeweiligen Maßnahmebeginn der verbundenen Maßnahmen werden die drei Administrations-Teilbudgets (in Form von Anteilen am dBIR-, Sole-, SoLD-Budget des Schulaufwandsträgers) bereitgestellt. Durch dieses Verfahren wird ein nachvollziehbares Verhältnis zwischen dem Umfang der Investitionen im DigitalPakt Schule (einschl. Zusatzvereinbarungen) und den dazugehörigen Ausgaben für Administration und Support gewahrt. Dabei entsteht die Verbundenheit über einen entsprechend dokumentierten Maßnahmebeginn in einem der anderen Programmteile im DigitalPakt Schule. Die dazu korrespondierenden Teilbudgets werden unabhängig von der konkreten Antragshöhe in dBIR, SoLe, SoLD in voller Höhe bereitgestellt. Ein (vorheriges) Ausschöpfen der jeweiligen Grundbudgets ist dafür nicht erforderlich, solange der Schulaufwandsträger für eine entsprechende Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben sorgt.

8. Warum sind für die Qualifizierungsmaßnahmen die teilnehmenden IT-Administratorinnen und IT-Administratoren über Pseudonyme einzutragen?

Der Bund hat die förderfähigen Ausgaben für die Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für beim Schulaufwandsträger angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren auf 10.000 € je Fachkraft begrenzt. Diese Begrenzungsregel macht eine Erfassung der einzelnen Teilnehmer an Qualifizierungsmaßnahmen erforderlich, nur so kann der förderfähige Betrag je Person bestimmt werden. Dazu werden bei der Maßnahmenbeschreibung die Teilnehmer in Form von Pseudonymen (z. B. über eine interne Kennziffer wie Admin_5423; Admin_9822) eingetragen und durch Strichpunkte voneinander getrennt. Das Pseudonym ist für jede IT-Administratorin bzw. jeden IT-Administrator über die gesamte Laufzeit der DigitalPakt-Förderung konstant zu halten, um die Zuordnung der Ausgaben für Qualifizierungsmaßnahmen zu ermöglichen, ohne aber einen Personenbezug herzustellen.

9. Warum kann die Zuwendungshöhe in der DigitalPakt-Förderung unter 90% der Gesamtausgaben liegen?

Der Fördersatz für die Anteilfinanzierung im DigitalPakt Schule liegt bei bis zu 90 %. Darüber hinaus weitere Begrenzungsregelungen, die dazu führen können, dass die Zuwendungshöhe für eine einzelne Administrationsmaßnahme unterhalb der maximal möglichen Förderhöhe liegt:
(1) Nicht förderfähige Ausgaben sind bereits bei Antragstellung auszuscheiden (z. B. laufende Personalverwaltungskosten, Administrationsmaßnahmen für IT-Infrastruktur außerhalb der Schulen etc.)
(2) Nicht im Förderzeitraum des Schulaufwandsträgers fällige Ausgaben werden abgezogen (= automatisierte Berechnung in der Administrationsmappe).
(3) Ausgabenanteile für Personalausgaben oder Administrations- und Supportverträge über die vom StMFH festgelegten Personalausgabenhöchstsätze hinaus unterliegen der Kappung (= automatisierte Berechnung in der Administrationsmappe).
(4) Die Zuwendung ist in den drei Förderphasen der Höhe nach auf das verfügbare Teilbudget (einschl. Resteübertrag aus der Vorphase) begrenzt. Dazu werden die Ausgaben auf die drei Unterzeiträume verteilt (= automatisierte Berechnung in der Administrationsmappe). Nicht abgedeckte Ausgaben können ergänzend aus der Landesförderung nach Nr. 2 BayARn gefördert werden.
(5) Die Ausgaben für Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren sind nach der Zusatzvereinbarung auf 10.000 € je Fachkraft begrenzt. Die Zuwendung wird daher auf 9.000 € je Fachkraft begrenzt (= automatisierte Berechnung in der Administrationsmappe).

10. Wie sind im Antragsverfahren zur Bundesförderung mit den Angaben zum Zeitumfang von Administrationsmaßnahmen umzugehen, sofern zum Zeitpunkt der Antragstellung aufgrund der vertraglichen Konstruktion noch keine abschließenden Aussagen möglich sind?

Grundsätzlich ist bei jeder Förderung das zu fördernde Projekt mit hinreichender Bestimmtheit und Differenziertheit darzustellen, um der Bewilligungsbehörde die Prüfung der einzelnen Maßnahmenteile auf Förderfähigkeit, Angemessenheit sowie Einhaltung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nach Art. 7 BayHO zu ermöglichen. Dazu ist eine genaue Projektbeschreibung sowie ein Finanzierungsplan unter Aufgliederung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben vorzulegen, was in der DigitalPakt-Förderung regelmäßig über das Befüllen des Tabellenblatts [MASSNAHMEN] gewährleistet ist. Dies schließt insbesondere bei den beiden Fördergegenständen „a) Personalmittel für angestellte IT-Administratoren“ sowie „b) Sachmittel für Administrationsvertrag“ die Angabe der (voraussichtlichen) Zeitumfängen ein, die unmittelbar zur Bewertung der Angemessenheit der zur Bewilligung vorgelegten Höhe der Ausgaben herangezogen werden (hier durch Berechnung der Personalausgabenhöchstsätze in Abhängigkeit der Stundenumfänge).

Die Vertragsgestaltungen der Schulaufwandsträger sind im Bereich der IT-Administration, insbesondere bei Administrationsverträgen mit externen Dienstleistern, vielfältig. Mögliche Ausgestaltungen reichen von der Vereinbarung fester Stundenkontingenten über Rahmenverträge mit der Vereinbarung von Stundensätzen mit einem bedarfsbezogenen Stundenabruf bis hin zu Verträgen mit Pauschalvergütungen für ein bestimmtes „Servicelevel“ ohne Quantifizierung der dafür einzusetzenden Personalressourcen. Eine Bezifferung von Stundenumfängen ist dabei nicht in jeder vertraglichen Konstellation bereits bei Antragstellung verbindlich möglich. Die Bewertung der Wirtschaftlichkeit ist allerdings auch dann auf Angabe der Zeitkontingente angewiesen, so dass auf entsprechende Angaben im Antrag nicht verzichtet werden kann. Besteht bei Antragstellung noch keine abschließende vertragliche Sicherheit zum Umfang der Administrationsmaßnahmen, ist eine nachvollziehbare und plausible Schätzung vorzunehmen, die auf Erfahrungswerten der voraussichtlichen Inanspruchnahme beruht bzw. mit dem Anbieter und dessen Kalkulationsgrundlage abgestimmt ist. Dazu ist ggf. eine schriftliche Bestätigung des Dienstleisters zum erwarteten Stundenumfang einzuholen und auf Anforderung der Bewilligungsbehörde vorzulegen.

In diesem Fällen ist bei Abrechnung bzw. Vorlage des Verwendungsnachweises beim Anbieter ein Nachweis über die tatsächlich in Anspruch genommenen Zeitfenster einholen, die regulär über entsprechende Abrechnungsvereinbarungen, Statistiken oder Stundenprotokolle vom Dienstleister erstellt und dem Zuwendungsempfänger (ggf. auf Anfrage) mitgeteilt werden. Dies ist auch dann erforderlich, wenn die konkreten Zeitbedarfe keinen Einfluss auf einen zuvor vereinbarten Pauschalpreis nehmen. Zu diesem Zweck sind die quantitativen Angaben zu den Vertragsumfängen auch nach Bewilligung änderbar, so dass bei Abrechnung der Administrationsmaßnahmen eine nachträgliche Anpassung an die tatsächlichen Stundenumfänge vorgenommen werden kann.

11. Sind auch Personalausgaben förderfähig, die im Rahmen der technischen IT-Administration durch schulisches Personal erbracht werden?

Grundsätzlich ist zwischen den Aufgaben der pädagogischen Systembetreuung – in der Regel über entsprechende Anrechnungsstunden als Teil des Personalaufwands abgebildet – und der technischen IT-Administration zu unterscheiden. Technische Aufgaben sollen von den Systembetreuerinnen und Systembetreuer nur in vertretbarem Umfang wahrgenommen werden. Ziel der Förderung der technischen IT-Administration durch die Schulaufwandsträger ist der Aufbau professioneller Strukturen zur IT-Administration und die Aufgabenwahrnehmung durch die Schulaufwandsträger. Fallen Personal- und Sachaufwand auseinander (wie an den meisten staatlichen Schulen), sind Aufwendungen für das Lehrpersonal über entsprechende Anrechnungsstunden schon deshalb nicht förderfähig, da für den Schulaufwandsträger keine Kosten anfallen. Aber auch private Schulträger als Träger des Sach- und des Personalaufwands können für die (pädagogische) Systembetreuung an Lehrkräfte nicht abrechnen, selbst wenn gewisse Zeitkontingente auf technische Aufgaben entfallen. Die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 beschränkt sich auf die Förderung professioneller Administrationsstrukturen unter der Voraussetzung der Zusätzlichkeit der Tätigkeit, so dass eine Förderung von Anrechnungsstunden für Lehrkräfte in keinem Fall möglich ist.

Im Regelfall entstehen bei Schulaufwandsträger Personalausgaben für (angestellte) IT-Administratorinnen und IT-Administratoren über die Beschäftigung von speziell ausgebildetem technischen Personal. In Einzelfällen greifen Schulaufwandsträger/Schulträger für die Erfüllung dieser Aufgaben aber auch auf Lehrkräfte zurück und schaffen für den getrennten Aufgabenbereich eigenständige vertragliche Grundlagen. Beispielsweise könnte eine Privatschule einen (Teil-)Arbeitsvertrag mit einer Lehrkraft zur Erfüllung der technischen IT-Administration schließen, der zusätzlich und unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis als Lehrkräfte besteht. In Ausnahmefällen ist auch eine geringfügige Nebentätigkeit einer Lehrkraft beim zuständigen (kommunalen) Schulaufwandsträger und die Mitwirkung an den Aufgaben der (technischen) IT-Administration im Auftrag des Schulaufwandsträgers möglich. Die Aufgabe wird dann neben dem staatlichen Dienstverhältnis als Lehrkraft wahrgenommen. (Voraussetzung dafür ist eine Prüfung und Genehmigung durch den Dienstherrn unter Abwägung mit möglichen Interessenskonflikten.)

In diesen Ausnahmefällen kann eine funktionale Auslegung der IT-Administration unabhängig von der Ausbildung/Berufsbezeichnung erfolgen, die sich an der tatsächlichen Zweckerfüllung bemisst. IT-Administratorinnen und IT-Administratoren sind damit als „beim Schulaufwandsträger beschäftigte (qualifizierte) Personen“ zu verstehen, die auf einer entsprechenden arbeitsrechtlichen Grundlage die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erforderlichen Aufgabenerbringen. Diese Personen können im Einzelfall auch Lehrkräfte sein. Lehrkräfte, die also neben ihrem Dienstverhältnis einen Dienstleistungsvertrag als IT-Administratorin oder IT-Administrator als Nebentätigkeit abschließen, sind damit grundsätzlich förderfähig, da der entsprechende Dienstleistungsvertrag an Selbstständige/r bzw. Freiberufler/in abgeschlossen wird. Dienstleistungsvertrag und eigentliches Arbeitsverhältnis müssen klar getrennt sein, d. h. bei weiteren Tätigkeiten muss dokumentiert sein, dass sie keinen Zusammenhang mit der eigentlichen Beschäftigung hat. Dies wird beispielsweise über die Trennung der Weisungsbefugnis nachgewiesen. Es muss quantifizierbar(!) nachweisbar sein, welcher Anteil der Arbeitszeit auf die Aufgaben der technischen IT-Administration entfallen. Die pädagogischen Aufgaben der Systembetreuung, Medienkonzeptarbeit bzw. Anwenderbetreuung (Rolle Lehrkraft) sind eindeutig von den technischen Aufgaben der IT-Administration (Rolle IT-Administrator) zu trennen. Der Zuwendungsempfänger ist für die arbeitsrechtlich korrekte Umsetzung, ggf. unter Beachtung der dienstrechtlichen Voraussetzungen, verantwortlich.

12. Muss bei der Eintragung der Administrationsmaßnahmen die im DigitalPakt Schule geförderte IT-Infrastruktur scharf von der Bestands-IT abgegrenzt werden?

Grundsätzlich stellen die Schulaufwandsträger im Antrag sicher, dass eine den bundesseitigen Anforderungen genügende Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben in sachlicher und finanzieller Hinsicht erfolgt. Administrationsmaßnahmen, die sich nicht auf Geräte/IT-Infrastrukturen aus einer Förderung im DigitalPakt Schule einbezieht, sind damit ebenfalls nicht im Bundesteil förderfähig. Über die Richtlinien zur Bayerischen IT-Administrationsförderung (BayARn), zu denen das Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Bildung und Forschung hergestellt ist, wurde die Einhaltung der Verbundenheitsanforderung mit Blick auf die praktische Vollziehbarkeit der Regelung weitgehend operationalisiert. Hierzu genügt die Eingabe des jeweiligen Maßnahmebeginns für die drei Förderprogramme dBIR, SoLe und SoLD. Die daran geknüpfte Teilbudgetregelung sorgt über die Begrenzung der Ausgabenhöhe für eine sachgerechte Trennung der Ausgaben für die IT-Administration. In der elektronischen Antragsmappe erfolgt der Ausschluss von Kostenanteilen vor Herstellung der jeweiligen Verbundenheit sowie der Ausschluss einer Förderung nach Erschöpfung eines Teilbudgets (ohne nachträgliche Förderung aus dem nachfolgenden Teilbudget). Darüber ist eine weitreichende, technisch organisierte Umsetzung der Verbundenheitsanforderung realisiert.

Im Konkreten bedeutet dies im Vollzug Folgendes:

• Sofern sich eine einzelne Administrationsmaßnahme auf die professionelle Wartung und Pflege bzw. technische Administration von im DigitalPakt Schule beschafften schulischen IT-Infrastrukturen bezieht, ist bei einer Betreuung der Gesamt-IT-Infrastruktur keine weitere Ausdifferenzierung nach einzelnen Geräten bzw. eine Erfassung exakter Zeitanteile erforderlich. Umgekehrt ist nach Erschöpfung des entsprechenden Teilbudgets für die DigitalPakt-Förderung – trotz weiterhin bestehenden Administrationsbedarfs und anfallender Kosten für Geräte aus dem DigitalPakt Schule – keine Förderung aus Bundesmitteln mehr möglich.
• Sofern Ausgaben für die IT-Administration außerhalb der digitalen Bildungsinfrastruktur der Schulen anfallen, sind die darauf entfallenen Kostenanteile nicht förderfähig. Bei gemeinsam organisierten Administrationsstrukturen, die sowohl die digitale Bildungsinfrastruktur der Schulen als auch nicht förderfähige Bereiche betreffen, sind ausschließlich Administrationsmaßnahmen für die digitale Bildungsinfrastruktur an Schulen einzubeziehen, z. B. nach Maßgabe der auf diese Aufgaben entfallenden Stellenanteile. Die Schulaufwandsträger sorgen im Antrag für eine entsprechende Abgrenzung der zuwendungsfähigen Ausgaben in sachlicher und finanzieller Hinsicht.
• Abweichendes gilt auch für konkrete Einzelmaßnahmen zur IT-Administration, die eindeutig und abgrenzbar auf Infrastrukturen bezogen sind, die nicht aus Mitteln des DigitalPakts Schule gefördert wurden. Hier ist ein entsprechender Förderausschluss gegeben, der nicht auf technischem Wege vollzogen werden kann. Dies läge zum Beispiel bei einem eng begrenzten Einzelauftrag zur Administration einer ganz bestimmten Infrastruktur vor, die außerhalb des DigitalPakts beschafft wurde. Gleiches gilt für Dienstleistungsverträge, die sich auf die Administration einer bestimmten Gerätegruppe außerhalb des DigitalPakts beziehen, sowie für angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren, die ausschließlich und spezifisch für Infrastrukturen außerhalb des DigitalPakts Schule zuständig sind. In diesem Fall können diese abtrennbaren Ausgaben – trotz formeller Herstellung der Verbundenheit über einen entsprechenden Maßnahmebeginn – nicht in die DigitalPakt-Förderung eingebracht werden. Sie sind aber als Teil der nicht durch die DigitalPakt-Förderung abgedeckten Ausgaben ausgleichend der Landesförderung nach Nr. 2 BayARn zugänglich.

1. Ist die Landesförderung nur möglich, wenn zuvor die DigitalPakt-Förderung abgerufen wird?

Nein.

Ein Antrag in der DigitalPakt-Förderung nach Nr. 1 BayARn ist keine Voraussetzung für einen Antrag in der Landesförderung. Um allerdings eine optimale Förderung im Zusammenspiel der Förderschienen aus Landes- und Bundemitteln zu gewährleisten, ist eine sofortige Teilnahme an der DigitalPakt-Förderung unbedingt zu empfehlen: Dabei zielt die Landesförderung die nicht über den DigitalPakt Schule abgedeckten Ausgabenanteile ab und wirkt je nach individueller Situation des Schulaufwandsträgers „lückenschließend“. Die bereits ab 3. Juni 2020 einsetzende DigitalPakt-Förderung sollte dabei zunächst sowie möglich ausgeschöpft werden. Die an geringere Voraussetzungen gebundenen Landesförderung kann z. B. nach Ablauf der DigitalPakt-Förderung am 16. Mai 2024 für weitere Ausgaben eingesetzt werden. Die Teilnahme an der DigitalPakt-Förderung sichert zugleich eine umfassende Dokumentation der Administrationsmaßnahmen und liefert ggf. eine Bewertungsgrundlage für den Finanzierungsbedarf der Schulaufwandsträger für die IT-Administration.

2. Sind die Jahresbudgets in der Landesförderung über die Jahre unverändert?

Nein.

Die Jahresbudgets der Landesförderung werden jährlich neu berechnet. In den Haushaltsjahr 2021 bis 2024 steht (vorbehaltlich der Entscheidung des Bayerischen Landtags als Haushaltsgesetzgeber) die identische Summe von 19,6 Mio. € zur Verfügung. Das statistische Verfahren zur Mittelverteilung ist in Nr. 2.5.3 BayARn festgelegt und stützt sich auf die Schülerzahlen (Amtliche Schuldaten) sowie Kennzahlen zur Geräteausstattung (IT-Umfrage). Die Schülerzahlen spielen dabei die maßgebliche Rolle, es fließen aber auch schulartspezifische Kennziffern. Die Gesamtfördersumme wird dazu in vier Teilmassen aufgeteilt und die Teile mit einer „gewichteten“ Schülerzahl auf die Einzelschulen heruntergebrochen:
(1) 40 % (7,84 Mio. €) werden ausschließlich nach Schülerzahl verteilt.
(2) 10 % (1,96 Mio. €) werden mit dem Gewicht der „Schuldichte“ verteilt: Schüler an Schularten mit im Mittel kleineren Schulen gehen dadurch mit höherem Gewicht ein. Diese Schulen erhalten einen „Strukturzuschlag“ zur Sicherung eines Basis-Administrationsaufwands je Schule (z. B. Grundschulen).
(3) 25 % (4,9 Mio. €) werden mit dem Gewicht der „Rechnerdichte“ verteilt: Schüler an geräteintensiven Schularten) gehen dadurch mit höherem Gewicht ein und erhalten einen „Gerätezuschlag“ (z. B. berufliche Schulen).
(4) 25 % (4,9 Mio. €) werden mit dem Gewicht der „Digitalen Klassenzimmerdichte“ verteilt: Schüler an Schularten mit weit vorangeschrittenem Ausbau der Digitalen Klassenzimmer (berücksichtigt werden Räume mit LAN, WLAN, Großbilddarstellung, Dokumentenkamera, drahtlose Bildübertragung) sowie geringen Klassenstärken gehen dadurch mit höherem Gewicht ein und erhalten einen „Klassenraumzuschlag“ (z. B. Förderschulen).

Im Ergebnis schwanken die Budgets je Schüler in einem Korridor um den schulartübergreifenden Mittelwert (für das Jahr 2021: 19,6 Mio. € / 1.486.558 VZ-Schüler = 13,18 €). Durch die jährliche Neujustierung der Budgets können Veränderungen zwischen den Schularten in der Geräteausstattung sowie für den Einzelträger die Schülerzahlentwicklung angemessen berücksichtigt werden.

3. Was passiert mit Budgetresten in der Landesförderung, die aufgrund zu geringer Kostenpauschalen und/oder hoher DigitalPakt-Einnahmen nicht abgerufen werden?

Nicht abgerufene Landesbudgets verfallen nicht. Sie verbleiben als zusätzliche Budgetanteile beim jeweiligen Schulaufwandsträger und können in den Folgejahren in Anspruch genommen werden. Dies eröffnet eine individuell angepasste Förderung in zweierlei Hinsicht:

(1) zeitlicher Ausgleich: Ohne Auswirkung auf die Gesamtfinanzierung können zunächst die Bundesmittel genutzt werden – dadurch reduzieren sich die nicht abgedeckten Ausgaben. Da die Gesamtförderung aus Bundes- und Landesmitteln die Ausgaben nicht übersteigen darf (Verbot der Überförderung), bleibt die Landesförderung auf den nicht abgedeckten Kostenanteil gedeckelt. Durch den Übertrag von Budgetresten, die durch eine hohe Abdeckung durch die Bundesförderung entstehen können, können die Landesbudgets auch in den Folgejahren genutzt werden. Der Ausgleichsmechanismus verhindert sowohl eine „Überförderung“ zu Beginn als auch eine „Förderlücke“ zum Ende der Förderperiode.

(2) Nachholmöglichkeit: Sofern die Kostenpauschale (auf Basis der Zahl der zu administrierenden Geräte) hinter dem Jahresbudget zurückbleibt, stehen auch daher rührende Budgetreste in den Folgejahren noch zur Verfügung. Bei einem zu erwartenden dynamischen Ausbau der digitalen Bildungsinfrastruktur unter Nutzung der verschiedenen Investitionsförderangebote des Landes und Bundes werden die Kostenpauschalen voraussichtlich spürbar ansteigen. Da die Bemessungsparameter je Geräte zeitlich unverändert bleiben, ermöglichen steigende Kostenpauschalen den Abruf verbliebener Landesbudgets in der Phase höherer Ausgaben für eine weiter ausgebaute Infrastruktur.

4. Kann auch in den Jahren ab 2022 noch ein Antrag für die jeweils zurückliegenden Kalenderjahre gestellt werden?

Ja – und zwar sowohl in der DigitalPakt-Förderung als auch in der Landesförderung.

Für die Förderung von Administrationsmaßnahmen im DigitalPakt Schule nach Nr. 1 BayARn wurde der 3. Juni 2020 als vorzeitiger Maßnahmebeginn festgelegt. Die Anträge auf DigitalPakt-Förderung beziehen sich damit grundsätzlich auf den gesamten Förderzeitraum 3. Juni 2020 bis 16.5. 2024 und sind nicht an die Kalenderjahre der Antragstellung gebunden. Damit können unter Beachtung der Zuwendungsvoraussetzungen im Rahmen der verfügbaren Teilbudgets des Zuwendungsempfängers sowohl rückwirkend Administrationsmaßnahmen geltend gemacht als auch zukünftige Maßnahmen zur Bewilligung eingereicht werden. Die Administrationsmappe (Bundesförderung) kann dabei nach einer Bewilligung schrittweise erweitert und erneut bei der Regierung eingereicht werden (Maßnahmeerweiterung).

Für die Landesförderung nach Nr. 2 BayARn wird regelmäßig die nach der Bewilligung der Jahresförderung 2021 zurückgesandte und um weitere Formulare (z. B. Zwischennachweis 2021 und Antragsformular 2022) erweitere Fördermappe für die Beantragung der nachfolgenden Jahresförderung verwendet. Sofern für zurückliegende Kalenderjahr noch kein Förderantrag gestellt wurde, können diese auch spätestens bis zum 30. Juni 2024 (Ausschlussfrist) in der Landesförderung nachträglich eingereicht werden. Grundsätzlich beziehen sich die Anträge auf die Kalenderjahre zwischen dem Jahr 2021 und dem Jahr der Antragstellung, im Falle eines späteren Einstiegs in die Landesförderung also auf mehrere Kalenderjahre zugleich. Es ist keine getrennte Beantragung von Einzeljahren erforderlich bzw. möglich. Für die Antragstellung in den Folgejahren werden entsprechende Antragsmappen auf dieser Seite (unter Einschluss aller benötigten Formulare) bereitgestellt, in die auch die Daten der zurückliegenden Kalenderjahre einzutragen sind. Dabei sind für die zurückliegenden Jahre bereits im Antragstellung die tatsächlich angefallenen Kosten bzw. Einnahmen für die IT-Administration anzugeben sowie der Zwischennachweis zu erbringen. Die Auszahlung erstreckt sich in diesem Fall auf den kompletten, von der Bewilligung erfassten Förderzeitraum.

5. Spiegeln die Kostenpauschale der Landesförderung den realen Gesamtaufwand für die IT-Administration wider?

Nein – es handelt sich um rechnerisch ermittelte Verfahrensparameter.

Aktuell liegen keine belastbaren Daten für den Finanzierungsbedarf für die IT-Administration vor, allenfalls Modellergebnisse sowie pauschalierte Hochrechnungen aus diversen Studien. Bei der Festsetzung der Parameter für die Kostenpauschalen wurden hingegen ausschließlich die am Schul-Digitalisierungsgipfel vom 23.07.2020 festgesetzten Landesfördermittel von jährlich 19,6 Mio. € rechnerisch aufgeteilt und der Durchschnittswerte pro Rechner (stationäre Geräte, mobile Endgeräte, Thin Clients) bzw. pro Komponente in Digitalen Klassenzimmern (LAN, WLAN, Großbilddarstellung, Dokumentenkamera, drahtlose Bildübertragung) gebildet. Die Werte von 18 € pro Rechner und 28 € je Komponente in Digitalen Klassenzimmern bleiben über das Verfahren hinweg eingefroren, so dass bei steigender Ausstattung auch die Kostenpauschalen steigen. Ein voll ausgestattetes Digitales Klassenzimmer trägt mit 140 € zur Kostenpauschale bei. Schulaufwandsträger mit aktuell noch geringerem Administrationsaufwand aufgrund geringerer Ausstattungszahlen können dann die übertragbaren Budgets in den Folgejahren ausschöpfen.

6. Wie können die jährlichen Einnahme aus der DigitalPakt-Förderung für den Antrag in der Landesförderung ermittelt werden?

Die Landesförderung berücksichtigt die nicht durch die DigitalPakt-Förderung abgedeckten Ausgaben für die IT-Administration (Differenz der förderfähigen Gesamtkosten und Einnahmen aus dem DigitalPakt Schule). Die Administrationsmappe (Bund) weist zu diesem Zweck eine Schätzung der DigitalPakt-Einnahmen nach Kalenderjahren aus, sobald die Administrationsmaßnahmen, Durchführungszeiträumen und zuwendungsfähigen Ausgaben eingetragen werden. Die im Statistikblatt (Bundesmappe) ausgewiesenen Zuwendungen können in den Antrag der Landesförderung übertragen werden. In diese Schätzung werden – anders als bei der Berechnung der Zuwendungshöhe – auch die noch unbewilligten Maßnahmen einbezogen, so dass die voraussichtlichen Einnahmen bereits abgeschätzt werden, wenn sich die Mappe noch beim Schulaufwandsträger befindet.

Aufgrund der Ungenauigkeit der Schätzung werden die voraussichtlichen Einnahmen für die Kalenderjahr 2021 bis 2024 aus den Anträgen jeweils über einen Zwischennachweis durch die tatsächlichen Beträge ersetzt werden. Über einen entsprechenden Ausgleich im Nachgang bleiben Abweichungen aus der Schätzung ohne Auswirkungen auf die endgültige Förderhöhe. Größere Korrekturbeträge sollten möglichst durch eine realitätsgetreue Vorausschätzung vermeiden werden.

7. Welche zur zentralen Wartung und Pflege durch eigenes Personal des Schulaufwandsträgers erforderliche Systeme, Werkzeuge und Dienste können in die Landesförderung eingebracht werden?

Die Fördergegenstände der Landesförderung decken zunächst die identischen Bereiche zur DigitalPakt-Förderung ab (Personalkosten für angestellte IT-Administratoren, Sachmittel für Wartungsverträge, Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen angestellte IT-Administratoren). Dabei wird in der Landesförderung jedoch auf die direkte Verbindung mit Investitionsmaßnahmen des DigitalPakts sowie weiterer Zusatzvereinbarungen verzichtet, so dass die Administrationsmaßnahmen in ihrer Gesamtheit und unabhängig von der Herkunft der Infrastrukturen förderfähig sind. Auch „unverbundene“ Einzelmaßnahmen der IT-Administration, die sich zum Beispiel ausschließlich auf außerhalb des DigitalPakts beschaffte Bestands-IT-Infrastrukturen beziehen, können in die Landesförderung einbezogen werden. Die Landesförderung kann auch in Anspruch genommen werden, wenn noch kein Teilbudget des Bundes bereitsteht (bei noch nicht erfolgtem Maßnahmebeginn zur Herstellung der Verbundenheit) oder diese bereits erschöpft sind. Ergänzend sind gemäß Nr. 2.5.2 Satz 1 Buchst. d BayARn auch „zur zentralen Wartung und Pflege durch eigenes Personal des Schulaufwandsträgers erforderliche Systeme, Werkzeuge und Dienste für die professionelle Administration und Wartung digitaler Infrastrukturen“ förderfähig, die dem Ziel einer möglichst wirtschaftlichen Umsetzung dienen. Beispiele sind Systeme der Ferndiagnose und -wartung zur Verbesserung der Leistungsqualität und Vermeidung von Reisewegen und -zeiten.

Unter diesem Fördergegenstand sind alle „Software-Tools“ zu verstehen, die angestellte IT-Administratorinnen und IT-Administratoren zur Verwaltung von Rechnern oder Schulnetzen verwenden. Voraussetzung ist, dass über diese Tools administrative Tätigkeiten, wie die Erstellung von Images, die Geräte-, Nutzer und Rechteadministration, die Datensicherung oder die Status- und Fehleranalyse, ermöglicht werden. Damit unterfallen auch Schulservertools, die die genannten administrativen Funktionalitäten abdecken, der prinzipiellen Förderfähigkeit der Landesförderung. Im Gegenzug bleibt die Förderung von infrastrukturellen Voraussetzungen, etwas die Beschaffung von Servern des Schulaufwandsträgers oder der Schule, anderen Förderprogrammen vorbehalten. Schulserver sind weiterhin nur unter den in der Förderrichtlinie „digitale Bildungsinfrastruktur an bayerischen Schulen“ (dBIR) genannten besonderen Fördervoraussetzungen (Ausgleich unzureichender Bandbreiten, Erforderlichkeit aufgrund rechtlicher Anforderungen, Ermöglichung spezifischer (berufsspezifischer) schulischer Anwendungen) in den Basis-DigitalPakt einbezogen. Die Beschaffung von zentralen Servern in regionalen Einheiten des Schulaufwandsträgers oder mehrerer Schulaufwandsträger, die als regionale Strukturen für die professionelle Administration und Wartung digitaler Infrastrukturen im Zuständigkeitsbereich von Schulträgern eingesetzt werden, ist über die zusätzliche Förderung von regionalen Investitionsmaßnahmen in der dBIR möglich.

Bezüglich der Förderung von Systemen, Werkzeugen und Diensten zur professionellen IT-Administration ist zwischen Sachmittel für Administrations- und Supportverträge mit Dienstleistern und der zusätzlichen Bereitstellung der genannten Tools für das eigene Personal des Schulaufwandsträgers zu unterscheiden. Während die zur Erfüllung der Supportaufgaben erforderlichen infrastrukturelle Voraussetzungen beim Dienstleister in der Regel bereits über den Unterschiedsbetrag zwischen den beim Schulaufwandsträger in Rechnung gestellten Stundensätzen und den reinen Personalausgaben des Dienstleisters abgebildet und mittelbar in die Förderung einbezogen sind, gilt dies nicht für die Beschäftigung von IT-Administratorinnen und IT-Administratoren durch den Schulaufwandsträger. Über den zusätzlichen Förderstand in der Landesförderung sollen ausschließlich in diesem Fall über die reinen Lohnkosten für Angestellte des Schulaufwandsträgers hinausgehenden Ausgaben für Werkzeuge und Basisinfrastrukturen für die einfache und schnelle Erfüllung von Administrationsaufgaben ausgleichend erfasst werden.

Bei der Inanspruchnahme externer Support-Dienstleistungen ist für die schulbezogene Lizenzierung von Softwaretool bereits über die Richtlinie dBIR die Förderung betriebssystemunterstützender Software vorgesehen. Dies umfasst Software, die die Systemfunktionalität ermöglicht oder unterstützt, bis zu einem pauschalen Höchstbetrag von 100 Euro pro gefördertem digitalen Endgerät. Eingeschlossen sind cloudbasierte Dienste zum Managen mobiler Endgeräte, MDM-Lösungen, Imaging-Software und Schutzsoftware wie Virenscanner, Firewall oder Anti-Hacker-Tools. Sofern derartige Tool in der Rechnung des Dienstleisters getrennt ausgewiesen sind, können hierfür getätigte investive Ausgaben über den Basis-DigitalPakt (dBIR) und davon getrennt Personalausgaben für die IT-Administration in der Administrationsförderung (BayARn) geltend gemacht werden.