Die Software „Amtliche Schulverwaltung“ (ASV) ist ein Schulverwaltungsprogramm, das die Bildungseinrichtungen bei administrativen Aufgaben unterstützt. Darüber hinaus werden für schulaufsichtliche Aufgaben notwendige Daten sowie statistische Informationen mittels ASV an das Verfahren „Amtliche Schuldaten“ (ASD) übermittelt.
Im Verbund bilden ASV und ASD ein integriertes Informationssystem, das sowohl die Schulen als auch die Aufsichtsbehörden mit Daten versorgt. Dadurch werden zielgenaue und effiziente Maßnahmen zur Verbesserung der Schulqualität und des Einsatzes vorhandener Ressourcen ermöglicht.
Während bei ASV die Datenerfassung und Datenverwaltung im Zentrum stehen, ist ASD das Werkzeug für die schulstatistische Auswertung, die Bereitstellung von für die Schulaufsicht notwendigen Daten und den Datenaustausch zwischen den Schulen (z. B. Schülerdaten im Rahmen der Schulwechselprozesse) sowie mit dem Personalverwaltungssystem VIVA und dem Personalplanungssystem der Kirchen (RELIS).
Seit dem Schuljahr 2013/2014 wird das ASV/ASD-Verfahren sukzessive an allen bayerischen Schulen eingeführt:
Im Schuljahr 2024/2025 werden von über 5.000 Schulen 21 verschiedener Schularten – darunter alle allgemeinbildenden Schulen – Daten von über 1,6 Millionen Schülerinnen und Schülern und rund 140.000 Lehrkräften in der schulartübergreifenden und plattformunabhängigen Software ASV verwaltet.
In ASV werden folgende Daten gepflegt:
- schulische Stammdaten
- Daten der Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigter
- Daten des Personals: Lehrkräfte, nicht unterrichtendes Personal, Verwaltungspersonal
- Daten zur Unterrichtsverteilung für die Planung, Abbildung und Durchführung des Schulbetriebs
- Leistungs- und Zeugnisdaten sowie die Daten zu den Abschlussprüfungen
Mit Hilfe des Verfahrens ASV/ASD werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Schuljahr verschiedene Erhebungen durchgeführt:
- Erhebung der Daten zur Unterrichtssituation (US) zu Schuljahresbeginn
- Erhebung der Daten zur Unterrichtsplanung (UP) im zweiten Schulhalbjahr
- Erhebung der Ergebnisse der zentralen Abschlussprüfungen abhängig vom Zeitpunkt der schulartspezifischen Prüfungen
Die Beschreibung der Unterrichtssituation dient der Gewinnung von Daten für Zwecke der Planung, der allgemeinen Schulaufsicht und der Schulfinanzierung, als Grundlage statistischer Veröffentlichung und der Erfüllung überregionaler Datenanforderungen, die der quantitativen Beschreibung des bayerischen Schulwesens im nationalen und internationalen Kontext Rechnung tragen.
Im Schuljahr 2024/2025 übermitteln alle allgemeinbildenden Schulen, allgemeinbildenden Förderschulen und Schulen für Kranke sowie Wirtschaftsschulen, Wirtschaftsschulen zur sonderpädagogischen Förderung, Berufsschulen, Berufsschulen zur sonderpädagogischen Förderung, Berufsfachschulen, Berufsfachschulen zur sonderpädagogischen Förderung, Fachakademien (StMUK) und Fachschulen (StMUK) Daten zur Unterrichtssituation im Rahmen des Verfahrens ASV/ASD (vgl. Abbildung ).
Allgemeine Informationen zur US
Das Verfahren ist so konzeptioniert, dass einerseits Verwaltungsvollzug und Statistik im datenschutzrechtlich gebotenen Umfang getrennt und andererseits Mehrfacherhebungen und die damit verbundenen Belastungen für alle Beteiligten vermieden werden können.
Die übermittelten Daten müssten die realen Verhältnisse zum Stichtag beschreiben und nicht den Planungsstand zum Zeitpunkt der vorangegangenen Unterrichtsplanung.
Die Amtlichen Schuldaten beschreiben die Verhältnisse zu landeseinheitlich festgelegten Stichtagen für die einzelnen Schulbereiche. Dieser ist
- für alle allgemeinbildenden Schulen, allgemeinbildenden Förderschulen und Schulen für Kranke der 1. Oktober,
- für alle beruflichen Schulen und beruflichen Förderschulen der 20. Oktober jeden Schuljahres.
Die Daten sind möglichst unmittelbar nach dem jeweiligen Stichtag über die ASD-Schnittstelle an das Zentralsystem zu übermitteln. Spätester Termin der Datenübermittlung ist
- für alle allgemeinbildenden Schulen, allgemeinbildenden Förderschulen und Schulen für Kranke der 10. Oktober,
- für alle bereits im ASV/ASD-Verfahren teilnehmenden beruflichen Schulen und beruflichen Förderschulen der 30. Oktober jeden Schuljahres.
Die Schulaufsicht führt eine Sichtprüfung der abgegebenen Daten anhand von Kenndaten durch. Das Ergebnis wird der Schule per OWA-Mail mitgeteilt.
Rechtsgrundlage für die Datenerhebung durch das Bayerische Landesamt für Statistik (LfStat) ist Art. 113b des Bayerischen Gesetzes über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG). Die Auskunftsverpflichtung der Schulleiterinnen und Schulleiter ergibt sich aus Art. 113b Absatz 8 BayEUG in Verbindung mit Art. 12 Bayerisches Statistikgesetz (BayStatG).
Durch das LfStat erhoben werden die Angaben gemäß Art. 113b Abs. 3 BayEUG. Parallel dazu werden unter der Federführung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus die Daten gemäß Art. 85 Abs. 1 und Art. 113a BayEUG übermittelt.
- Hinweise zur Meldung der Unterrichtssituation online (Filterfunktion)Unter diesem Link finden Sie wichtige Eintragungshinweise durch Filterung auf Ihre Schulart und den passenden Datenbereich.asv.bayern.de
- Hinweise zur Meldung der Unterrichtssituation 2024Eintragungshinweise zu den Modulen Schüler, Klassen, Unterricht, Lehrkräfte sowie zu nicht unterrichtendem Personal, Summendaten und Budget zur US 2024
- Hinweise zur Meldung der Unterrichtssituation 2023Eintragungshinweise zu Schülern, Klassen, Fächern, Unterricht, Lehrkräften, nicht unterrichtendem Personal, Summendaten und Budget zur US 2023
- Erfassen von Lehrkräften mit mehreren Dienstverhältnissen bzw. mehreren DienststellenPräsentation mit Eintragungshinweisen anhand praktischer Beispiele
- Offene und gebundene GanztagsangeboteEintragungshinweise zu Schülern, Klassen, Summendaten, Lehrerwochenstunden; Schulaufsichtliche Prüfung
Häufig gestellte Fragen
In der Beschreibung der Unterrichtssituation sind alle Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte und Unterrichtselemente zum jeweiligen Stichtag (1. Oktober bzw. 20. Oktober) einzubeziehen. Darüber hinaus ist über Abgängerinnen und Abgänger sowie Absolventinnen und Absolventen zu berichten, die zwischen dem 2. Oktober bzw. 21. Oktober des Vorjahres und dem aktuellen Stichtag die meldende Schule verlassen haben.
Bei der Meldung der Schüler- und Lehrkräftedaten sind nachfolgende Hinweise zu beachten.
Zu berichten ist über Schülerinnen und Schüler, die
- an der Schule am Stichtag eingeschriebenen waren sowie über
- Gastschülerinnen und -schüler aus dem Ausland, soweit diese voraussichtlich mindestens bis zum Halbjahr in allen Fächern am Unterricht teilnehmen.
Von der berichtenden Schule ist jede eingesetzte Lehrkraft zu erfassen und zu melden. Die Meldung erfolgt unabhängig davon, wer die Lehrkraft bezahlt, sodass auch privat angestelltes Personal an nichtstaatlichen Schulen zu erfassen ist.
Dies betrifft insbesondere Lehrkräfte, die
- an der berichtenden Schule am Stichtag eingesetzt sind und dort eigenverantwortlich Unterricht erteilen oder für außerunterrichtliche Tätigkeiten Anrechnungsstunden erhalten (dazu gehören auch Aushilfslehrkräfte, Pfarrer/Geistliche, Religionslehrkräfte im Kirchendienst, heilpädagogische Förderlehrkräfte sowie heilpädagogische Unterrichtshilfen, Förderlehrkräfte und Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst),
- als Mobile Reserven oder Aushilfen für Elternzeit eingesetzt sind,
- mit Dienstbezügen abwesend und deshalb laut Stundenplan nicht zum Unterrichtseinsatz vorgesehen sind (z. B. wegen längerer Krankheit, Kur, Mutterschutz),
- sich in der Freistellungsphase der Altersteilzeit im Blockmodell oder im Freistellungsjahr des Freistellungsmodells befinden,
- bereits vor dem Stichtag des Vorjahres abgegangen sind, aber noch nicht endgültig aus dem Schuldienst ausgeschieden sind, z. B. bei Elternzeit, Beurlaubung aus familien- oder arbeitsmarktbezogenen Gründen, bei voller Abordnung für eine Tätigkeit außerhalb des Schuldienstes (z. B. Staatsministerium, ISB, Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung, Hochschule) oder Vermittlung in den Auslandsschuldienst durch das Bundesverwaltungsamt. Für diese Lehrkräfte sind nur Personenkennzahl, Name, Vorname, Geschlecht, Beschäftigungsverhältnis und ehemaliger Dienstherr/Arbeitgeber anzugeben.
Nicht zu melden sind von der berichtenden Schule im Bereich öffentlicher Schulen Lehrkräfte, die bereits vor dem Vorjahresstichtag mit ihrer vollen Unterrichtspflichtzeit einem privaten Schulträger zugeordnet wurden. Über diese Lehrkräfte berichtet ausschließlich die Einsatzschule.
Stand: 20. Dezember 2024
